¿Qué pasa con la historia clínica cuando un profesional se marcha?
Probablemente pienses que tu equipo va a estar contigo siempre, pero la realidad es que debes estar preparado por si en algún momento alguno de ellos decide cambiar de proyecto, abrir su propia consulta, se muda o simplemente decide tomar otro camino.
Son cosas que pasan de forma habitual, pero puede que durante el proceso de “despedida” aparezca una preguntilla algo incómoda a la que tienes que saber dar una respuesta firme: ¿qué pasa con las historias clínicas de los pacientes que atendía?
¿Se quedan en la clínica? ¿Puede llevárselas? ¿Qué ocurre con los tratamientos que siguen abiertos? ¿Y si un paciente quiere continuar con ese mismo profesional en otro centro?
Preguntas, preguntas y más preguntas. Estas dudas son bastante habituales, no creas que solo te surgen a ti; y por eso, conviene que tengas una respuesta antes de que llegue el momento de decir adiós.
La historia clínica no es “del profesional” como si fuera una libreta personal.
El hecho de que un profesional haya atendido durante años a un paciente y haya escrito todos sus evolutivos no significa que pueda hacer con ellos lo que quiera.
La historia clínica no es una servilleta en la que escribas qué le duele y qué tratamiento seguir, sino que es un documento que debe gestionarse, conservarse y protegerse de acuerdo con la normativa.
Pero una cosa sí que hay que tener en cuenta y es que no todas las relaciones entre una clínica y sus profesionales funcionan igual.
- Si el profesional trabaja dentro de la clínica como uno más, es decir, has hecho un proceso de selección y es tu centro quien lo tiene contratado, lo normal es que tu consulta sea quien tenga que “custodiar” las historias de los pacientes.
- Pero, si el profesional trabaja de forma independiente, aunque use las instalaciones de tu clínica, aquí pueden ser ellos quienes sean los responsables.
Por eso, en el momento en que alguien vaya a dejar de prestar servicio en tu consulta, tienes que revisar bajo qué términos se ha establecido realmente la relación con el paciente, quién presta la asistencia y quién es responsable del tratamiento de sus datos.
¿Puede llevarse las historias clínicas cuando se marcha?
Esta suele ser la pregunta estrella.
Imagina que un fisioterapeuta lleva cinco años trabajando en una clínica. Tiene decenas de pacientes a los que ha tratado personalmente y decide abrir su propio centro.
¿Puede descargarse todas sus historias clínicas antes de marcharse? Y entonces es de nuevo donde encontramos dos respuestas posibles:
- Por el mero hecho de haberlos atendido, no puede llevárselas. Tu clínica es la encargada de gestionar esos historiales y asegurarse de que nadie accede a esos datos clínicos y privados de tus pacientes.
- En el caso de que el profesional sea independiente, ahí la cosa puede cambiar.
Lo importante es que no improvises, que definas las responsabilidades de los profesionales desde el inicio de vuestra relación, tanto en los contratos como en la organización interna de la clínica.
¿Qué pasa si los pacientes quieren seguir con ese profesional?
En este caso, el protagonista es otro y, por consiguiente, la historia cambia. Por supuesto, no puedes tener a un paciente en el caso de que quiera marcharse y continuar su tratamiento con el profesional en otra clínica.
El paciente tiene derecho a acceder a su propia historia clínica y solicitarte una copia de la documentación correspondiente. Tanto si es el mismo profesional como si le va a tratar otro distinto, esa información puede ser necesaria para que sepan todo acerca de las pruebas que se le han realizado, los diagnósticos, tratamientos, etc.
Para que nos entendamos: el paciente puede decidir irse con su profesional; su historia clínica no debería irse por adelantado sin más.
¿Qué pasa con las citas y tratamientos que quedan abiertos?
Sabemos que si un profesional se va de la clínica de hoy para mañana, “se prepara una buena” y te encuentras con una lista de citas para la semana siguiente que hay que reubicar, tratamientos a medias, informes pendientes, seguimientos…
En esta situación y poniendo como prioridad a los pacientes, deberías darles la oportunidad de ser atendidos por otro profesional del equipo, aunque quizás alguno preferirá seguir con la persona que se marcha o buscar otras alternativas.
Lo importante es que todo el mundo esté avisado de la situación y no se encuentre con la noticia de sopetón cuando entre en la consulta y no vea a la misma persona de siempre. Porque eso, sin duda, también marca la experiencia del paciente.
Cómo garantizar la continuidad asistencial.
En este punto es donde los profesionales se dan cuenta de la importancia de tener una historia clínica bien gestionada.
En el momento en que un nuevo profesional tiene que continuar con el tratamiento de un paciente, debería, desde el primer momento, entender rápidamente qué es lo que ha ocurrido hasta el momento. Es decir:
- Qué motivo de consulta tenía.
- Qué pruebas se han realizado.
- Qué tratamiento se ha aplicado.
- Cómo ha evolucionado.
- Qué decisiones se han tomado.
- Y qué estaba previsto hacer después.
Si todo esto está en orden, el cambio de profesional a ojos del paciente irá como la seda y podrás gestionarlo con normalidad. Pero si una parte está en la historia, otra en un documento del escritorio, otra en un WhatsApp y otra “la tenía apuntada Laura en algún sitio”, ¡menudo papelón!
La historia clínica, además de para registrar todo lo relevante al tratamiento del paciente, debería permitir que la atención continúe con seguridad, aunque el profesional no sea el mismo.
¿Qué accesos deberían retirarse?
En el momento en que el profesional deje la clínica, sus diferentes accesos también deberían hacerlo. Parece algo básico, ¿verdad? Pero no siempre ocurre, ni existe un protocolo que establezca qué debe hacerse.
Por eso, conviene que revises los accesos al:
- Software de gestión clínica;
- Historia clínica;
- Correo corporativo;
- Almacenamiento en la nube;
- Herramientas internas que contengan información de pacientes.
Esto no quiere decir que borres cada paso que haya dado, ¡al contrario! Debe quedar registrado todo lo que haya realizado para mantener la trazabilidad de la historia clínica.
Si el profesional creó un evolutivo hace seis meses, esa información debe seguir indicando quién lo realizó y cuándo.
¿Cómo debería estar preparado el software de la clínica?
Sin duda alguna, un buen software de gestión clínica debería permitirte que cada miembro del equipo tenga un usuario individual y, por supuesto, tú tendrías que fomentar que cada uno usase el suyo propio y no tuviese uno de uso compartido.
De nada sirve decir “todos entramos con el usuario PepitoPérez y la contraseña que está en el post-it de debajo del teclado”.
Esto permite controlar quién puede acceder a determinadas historias clínicas, qué acciones pueden realizar y qué cambios quedan registrados. Vamos, tiene que haber una perfecta trazabilidad de cada uno de los pasos que dé dentro del software.
Protocolo, seguridad y control sobre la historia clínica.
Que se vaya un profesional de la clínica es una faena por todo lo que conlleva; eso no lo dudamos.
Pero saber qué es lo que debe pasar con las historias clínicas y tus pacientes es algo que debes tener controlado desde el momento en que se firme el contrato.
La información clínica es algo tan importante que no debería verse comprometida por el hecho de que una persona se vaya a montar su propio centro.