Cómo organizar permisos y accesos en una clínica privada

Profesionales que pueden ver las agendas del resto de los compañeros, personal de recepción que tiene acceso a las historias clínicas de los pacientes, ¡qué locura es esta!

Los permisos y accesos no son “moco de pavo”, son imprescindibles para proteger los datos de tus pacientes, cumplir con el RGPD, evitar accesos indebidos y para lograr que cada persona vea exactamente lo que necesita para hacer bien su trabajo. ¡Chispún!

No importa si tienes una clínica de fisioterapia, dermatología, psicología, medicina estética, podología o cualquier otra especialidad. Si trabajas con datos de pacientes, esa información no puede ser accesible para todo el mundo “por si acaso”.

¿Por qué los permisos de usuarios son clave en una clínica?

¡Si las paredes hablasen! En tu clínica se gestionan y almacenan muchos tipos de información: datos personales, teléfonos, emails, agendas, presupuestos, bonos, consentimientos informados, facturas, informes, fotografías clínicas…

Pero también hay diferentes perfiles de usuarios: profesionales sanitarios, recepción y administración, dirección, colaboradores externos, sustitutos, personal de marketing, soporte técnico...

Y si no hay una organización clara, ¡aquí empieza el lío!

Tener un buen protocolo de permisos va a permitir que cada persona que trabaje en tu centro y utilice el software de gestión clínica lo haga con agilidad y seguridad, sin necesidad de comprometer los datos.

• Desde recepción pueden gestionar citas, cobros y recordatorios sin acceder a los datos sanitarios.
• Un fisioterapeuta puede consultar la evolución de sus pacientes sin ver historiales que no le corresponden.
• Una psicóloga puede crear certificados, pero no puede enviar recordatorios.

RGPD y protección de datos en clínicas.

Los datos de salud de tus pacientes no son como los ingredientes de una receta que compartas por el grupo de WhatsApp de la familia. Comparten contigo dolores, lesiones, diagnósticos, tratamientos, imágenes…

De ahí que tengas que tomarte tan en serio la protección y la seguridad de los mismos, así como garantizar el cumplimiento del RGPD.

Aquí puedes ver qué debe tener un software de gestión clínica para cumplir con el RGPD.

Y no es lo que digamos nosotros, es que la normativa exige que apliques medidas adecuadas para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Para que nos entendamos, no basta con tener un programa de gestión, sino que se tiene que saber quién entra, a qué entra, por qué entra y qué puede hacer una vez dentro.

Control de acceso en clínica: cada persona, solo lo que necesita.

¿Te imaginas que cualquiera pudiese tener acceso a ese diario que escribías cuando tenías 15 años? O si lo llevamos al terreno más actual, a tus notas o a esa conversación de WhatsApp que tienes contigo mismo. ¡Pues eso!

En tu clínica debes aplicar el principio de mínimo privilegio, es decir, que cada usuario solo pueda tener los permisos imprescindibles para hacer su trabajo. Estos tienen que estar pensados para facilitar el trabajo, pero también para reducir riesgos.

Así que nada de dar permisos a todo el mundo “porque así es más rápido”.

Cómo definir roles y permisos en una clínica privada.

La forma más sencilla de organizar el control de acceso en clínica es trabajar por roles. Primero defines qué perfiles existen en tu clínica y después decides qué puede ver y hacer cada uno.

No se trata de que vayas improvisando y modificando los permisos según el día. Tienes que crear una estructura lógica que pueda mantenerse y se adapte a tu clínica en el caso de que crezca, cambie el equipo o implementes nuevos servicios.

Recepción: agenda, pacientes y operativa diaria.

Tu equipo de recepción debe tener controlados aspectos como agenda, datos de contacto, citas, recordatorios, pagos, bonos… Todo lo necesario para darle la mejor de las atenciones al paciente.

Pero, por otro lado, no es necesario que tenga acceso a datos como evoluciones clínicas, diagnósticos, tratamientos, etc.

Profesionales sanitarios: acceso clínico con criterio.

Aquí no hay duda, los profesionales tienen que poder acceder a la historia clínica de los pacientes a los que presten servicio; ¡aquí está el matiz! Cada miembro del equipo tiene que poder ver y modificar únicamente sus pacientes, a excepción de si hay varios que traten al mismo, tanto de la misma especialidad como complementarias.

Colaboradores externos, sustitutos y soporte técnico.

Si alguien empieza a trabajar por un tiempo limitado en tu clínica o quizás alguien que sea colaborador tampoco puede tener un acceso indefinido.

En estos casos, es importante que, en el momento en que termine la colaboración, elimines ese perfil y no lo dejes ahí porque “ya que está creado”.

Registro de accesos y trazabilidad: saber quién entra en cada historia clínica.

La trazabilidad permite saber quién ha accedido a una historia clínica, cuándo lo ha hecho, qué ha modificado o qué información ha consultado. Esto es necesario para detectar accesos indebidos, resolver dudas internas, responder ante una incidencia y demostrar que está todo bajo control.

Con este registro tienes margen para que, si en el peor de los casos pasa algo, el “yo no fui” o el “es que siempre se ha hecho así” no sirva de nada.

Qué debe tener un software de gestión clínica para controlar permisos.

Tanto si tienes un software de gestión clínica como si estás buscando cambiar a uno nuevo, debes tener claro que tiene que ayudarte a organizar permisos de usuarios, historia clínica electrónica, agenda, facturación, consentimientos, documentos y trazabilidad.

Con Archivex, en el momento de crear un nuevo perfil de usuario, puedes definir qué cosas puede ver o modificar, como bonos, historia, borrar pacientes, información, acceso a consentimientos informados…

Pero, por mucho que tu software te dé respaldo en esto, si tú no tienes organizado cómo trabaja la clínica, qué roles existen, qué información debe protegerse y qué límites necesita cada perfil, ¡poco podemos hacer!

Ordenar accesos es ordenar la clínica.

Organizar permisos y accesos en una clínica no es una tarea menor, ni tus empleados tienen que verlo como una manía que te ha dado para que no puedan ver lo que hacen los demás. Es una forma de profesionalizar la gestión clínica, proteger la historia clínica, cuidar la confianza del paciente y evitar problemas de los que nadie quiere oír hablar.

Solo hay que cumplir una regla: cada persona debe acceder solo a lo que necesita, durante el tiempo que lo precisa y dejando rastro de lo que hace.

Y tú, ¿tienes control o libre albedrío de accesos?