Cómo diseñar un presupuesto anual para una clínica
Si piensas que para diseñar un presupuesto anual vale con abrir un Excel, poner un número de facturación deseado y rezarle a la Virgen de la Aurora para que se cumpla, ¡hay algo que falla!
Para lo que realmente tiene que servirte es para saber cuánto puede ingresar realmente tu clínica, cuánto necesita gastar, qué meses serán más flojos, qué inversiones están previstas y qué decisiones puedes tomar sin poner en riesgo la rentabilidad.
No sirve con sumar lo que has facturado el año anterior y sumar el porcentaje de crecimiento que esperas tener, porque hay mucho más. Debes tener en cuenta tres factores que van a afectar de lleno: la capacidad real de tu agenda, la estacionalidad y los cambios estratégicos del año.
¿Por qué una clínica médica necesita un presupuesto anual realista?
Tener un buen presupuesto anual te ayuda a conectar objetivos, gastos, inversiones y rentabilidad. Y ya sabemos que igual tú no eres muy de números o que lo que realmente quieres es desentenderte del tema y atender a tus pacientes.
Pero es que estos números te van a dar visibilidad para no tomar decisiones por intuición o cuando ya sea tarde, como a no contratar cuando la agenda ya está saturada, a no calcular el retorno de la inversión de máquinas, etc.
1. Analiza el histórico financiero de los últimos 12 meses.
¡Recopila datos! Para empezar a preparar el presupuesto anual de tu clínica, lo que tienes que hacer es saber qué ha pasado en años anteriores. Lo recomendable sería que tuvieses los datos de dos o tres años, pero nos vale con 12 meses para poder hacer algo con sentido.
¿Siguiente paso? Detallar todo. Desglosa los ingresos por mes, profesional, servicios y canales: pacientes, aseguradoras, bonos, tratamientos específicos, pruebas diagnósticas o programas de seguimiento. ¡Destripa tu contabilidad!
Con estos datos podrás ver qué tratamientos te aportan más ingresos, cuáles tienen mejor margen o qué profesionales o servicios tienen mayor demanda. Y algo muy importante y que no siempre va de la mano: saber distinguir entre actividad y rentabilidad.
Pon especial atención a la facturación mensual, los ingresos por servicio, los ingresos por profesional, los gastos fijos y variables, el ticket medio, la ocupación de agenda, las cancelaciones y los meses pico y valle.
Dentro de todo esto, algo que no debes perder de vista es la estacionalidad. Probablemente, la afluencia de pacientes a tu clínica no sea siempre la misma. Enero puede ser más flojo tras Navidad; marzo a junio suelen funcionar bien; agosto cae por vacaciones; septiembre repunta y diciembre, con diciembre nunca se sabe. Por lo tanto, no puedes presupuestar lo mismo para todos los meses.
2. Define los objetivos estratégicos antes de crear el presupuesto.
Lo de echar números está muy bien, pero antes de establecer qué es lo que quieres conseguir en este aspecto, debes valorar hacia dónde quieres llevar la clínica.
Es decir, no es lo mismo presupuestar un año de crecimiento que uno de estabilidad. Así como tampoco es igual si quieres abrir una nueva especialidad, subir precios, contratar a un nuevo profesional, etc.
Cada uno de los objetivos que te plantees tendrá un impacto económico. Quizás necesites más materiales, más personal, más marketing…
3. Calcula la capacidad máxima de facturación de la clínica.
Está claro que, si tu objetivo es que tu clínica crezca, cuanto más, mejor, pero hay un momento en el que tienes que valorar si es posible. ¿A qué nos referimos? Pues que puedes poner en tu presupuesto anual que quieres facturar un 20% más, pero si tu agenda actualmente se encuentra al 90%, ¡es un poco complicado!
Para poner un poquito de luz a esto y ayudarte a hacerlo lo más realista posible, lo que tienes que hacer es calcular la capacidad máxima de facturación con esta fórmula:
Capacidad mensual = horas disponibles x precio medio por sesión x tasa de ocupación real
Por ejemplo, si tienes tres profesionales, cada uno con 120 horas disponibles al mes, un precio medio de 55 euros y una ocupación real del 75%, la capacidad mensual sería:
3 x 120 x 55 x 75% = 14.850 euros
Lo ideal es que este cálculo lo hagas por profesional y servicio, de forma independiente, ya que no todos los servicios tienen el mismo margen, precio o duración.
Una vez obtengas el resultado, es el momento de pasar a valorar si tu objetivo de ingresos es viable o, por el contrario, tienes que hacer alguna acción para conseguirlo, como subir precios, reorganizar agendas o potenciar esos servicios que tienen mayor rentabilidad.
Mira este artículo sobre cómo calcular cuántos pacientes necesita mi clínica para ser rentable.
4. Construye previsiones mensuales de ingresos y ajusta la estacionalidad.
Aquí es donde te va a venir bien esa valoración de la estacionalidad en tu clínica. Dentro de tu presupuesto anual, necesitas tener una previsión mensual de los posibles ingresos que vas a tener y ese factor te va a ayudar mucho.
Para crear previsiones mensuales, parte del promedio histórico y aplica un factor corrector según la estacionalidad de tu clínica.
Por ejemplo:
| Mes | Factor estacional | Ingreso previsto |
|---|---|---|
| Enero | -10% | 27.000 € |
| Marzo | +10% | 33.000 € |
| Mayo | +12% | 33.600 € |
| Agosto | -30% | 21.000 € |
| Septiembre | +15% | 34.500€ |
| Diciembre | -15% | 25.500€ |
5. Separa gastos fijos y gastos variables de la clínica.
Ahora vamos con algo que no te gusta tanto como los ingresos, pero que, para que todo funcione, no puedes evitar: los gastos. Lo impepinable en este caso es separar los fijos de los variables.
Si tus gastos fijos son altos, deberás tener un alto volumen de pacientes para poder llegar a cubrir costes. En el caso de que sean los gastos variables los que crecen como la espuma, probablemente acabes facturando más, pero ganando menos.
6. Incluye las inversiones previstas, reformas y nuevas contrataciones en el presupuesto.
¿Dónde metemos esa máquina que has comprado para mejorar uno de tus servicios?
Si sabes que este año va a querer hacer una pequeña reforma, comprar aparatología, contratar un profesional o invertir en un software de gestión clínica, ¡tienes que incluirlo en el presupuesto anual!
Eso sí, lo que tienes que evitar es que cualquiera de esas decisiones sea como cuando pasas por caja en el súper y tienes todo tipo de tentaciones llamando tu atención. Por lo que, antes de aprobar cualquier inversión, pregúntate:
- ¿Me ayudará a generar más ingresos?
- ¿Reducirá costes?
- ¿Ahorrará tiempo al equipo?
- ¿Mejorará la ocupación?
- ¿Tiene un retorno razonable?
No te olvides de descargar esta calculadora retorno de la inversión de maquinaria que hemos preparado, de forma totalmente gratuita.
7. Calcula el punto de equilibrio mensual de tu clínica.
En muchas ocasiones ya hemos hablado del punto de equilibrio, pero es que no es moco de pavo. Es un dato que te interesa saber para determinar cuántas sesiones o ingresos necesitas para cubrir costes.
¡Te recordamos la fórmula!
Punto de equilibrio = gastos fijos / margen medio por servicio
Si tu clínica tiene 18.000 euros de gastos fijos mensuales y el margen medio por sesión es de 35 euros: 18.000 / 35 = 515 sesiones aproximadamente
Eso significa que necesitas unas 515 sesiones al mes para cubrir gastos fijos. A partir de ahí, empiezas a generar beneficio.
8. Crea un cuadro de mando mensual para controlar ingresos, gastos y ocupación.
Ahora que ya tienes todos los datos, no hay que sentarse a esperar y revisarlos cuando termine el año, sino que lo ideal es que los controlases cada mes.
¿En qué te debes fijar?
Los indicadores más útiles son: facturación real frente a prevista, ocupación por profesional, ticket medio, margen bruto, coste de personal sobre facturación, gastos variables, flujo de caja, cancelaciones, primeras visitas e ingresos por servicio.
Y no, no veas esto como una pérdida de tiempo, porque este seguimiento te va a ayudar a detectar que tu plan se está truncando. Por ejemplo, si la facturación empieza a caer, podrás ver si el problema viene del volumen de citas, las cancelaciones, el ticket medio o de un servicio concreto.
En tu caso, si utilizas un software de gestión clínica como Archivex, vas un paso por delante, porque cuando la agenda, la facturación y los datos de actividad están conectados, tienes una visión más clara para tomar decisiones basadas en datos reales.
9. Ajusta el presupuesto si bajan los ingresos o suben los gastos.
¿Y si son los ingresos los que bajan? Pueden deberse a una disminución de citas, más cancelaciones, pacientes recurrentes que han decidido no volver o quizás la última campaña que has lanzado no ha tenido el rendimiento esperado.
En el caso de que aumenten los gastos debes saber diferenciar si es algo puntual o estructural. Según la causa, puedes ajustar compras, renegociar proveedores, revisar horarios, controlar materiales, pausar inversiones no urgentes o revisar precios.
Planificar para decidir mejor.
Diseñar un presupuesto va a facilitar ese momento de no saber hacia dónde va la clínica, si llegarás a final de año con pérdidas, controlar gastos y prever ingresos. ¡Una maravilla, vamos!
Y sí, sabemos que es un proceso un poquito largo, de pensar, echar números y tomar decisiones. No se trata de que aciertes los números al milímetro, pero por lo menos que tengas una ligera idea de lo que quieres.
Para que ese proceso sea más llevadero, hemos creado este descargable gratuito para crear un presupuesto anual para clínicas.