Cómo calcular cuántos pacientes necesita mi clínica para ser rentable

Si alguien te preguntase en cualquier momento, ¿podrías decirle cuál es el número de pacientes que necesitas para que tu clínica sea rentable?

Porque sí, puedes tener la agenda medio llena o que eche humo, pero otra cosa muy distinta es que ganes dinero de verdad.

Y el problema no es que tu equipo no lo dé todo, sino que falta un poquito de claridad. Y es que si estás pensando que mirando la facturación total del mes vas a tener todas las respuestas, ¡te estás equivocando! Lo que realmente tienes que mirar es cuántos pacientes o citas necesitas para cubrir costes, y cuántos necesitas para empezar a ganar margen. Con esto es con lo que vas a poder comprobar si tu clínica va bien, sobrevive o si estás corriendo una contrarreloj sin saberlo.

La rentabilidad de tu clínica no se mide solo por facturar más.

No hace falta que vayas a ninguna vidente para que te aclare que facturar no siempre significa ganar más. Es una dura realidad de la que hemos hablado en muchas ocasiones, pero que no siempre está muy clara.

Es posible que cierres un mes con una facturación aceptable y, aun así, estar apretando márgenes hasta el punto de que no se note la diferencia en la caja. ¿Por qué? Porque no todos los ingresos valen lo mismo, ni todos los pacientes dejan el mismo margen.

Pacientes no es lo mismo que citas.

Primer matiz importante: cuando hablamos de “cuántos pacientes necesitas”, en realidad muchas veces hablamos de cuántas citas facturadas necesitas.

¿Por qué? Porque un paciente nuevo puede venir una vez y desaparecer, o puede hacer un tratamiento completo de cinco sesiones. Y eso es lo que realmente necesitas.

Por eso, para una buena gestión de tu clínica, es mejor saber traducir esa rentabilidad en unidades de medida como:

- Número de citas al mes.

- Número de sesiones facturadas.

- Ticket medio por paciente.

- Ingreso medio por tratamiento cerrado.

El punto de equilibrio como dato clave.

¿Te acuerdas cuando en el instituto, mientras la profe de economía explicaba lo que es el punto de equilibro, te preguntabas para qué te iba a servir a ti eso? Pues mira dónde estamos, ¡las vueltas que da la vida!

Y es que la cruda realidad es que es lo que te va a decir cuánto tienes que “vender” para dejar de perder dinero. Vamos, algo que te ronda la cabeza día tras día y que en muchas ocasiones te habrá quitado hasta el sueño.

A partir de ese punto de equilibrio es donde empieza la rentabilidad y se calcula de la siguiente forma:

Pacientes o citas necesarias = costes fijos mensuales / margen por cita

Y ese margen por cita sale de:

Ingreso medio por cita - coste variable por cita

Para que nos entendamos, no te quedes con lo que cobras, sino con lo qué te queda después de pagar lo que te cuesta la atención a tus pacientes.

Paso 1. Calcula tus costes fijos mensuales.

Seguramente ya los tengas más que controlados. Y es que los costes fijos son los que vas a pagar aunque mañana no entre ni un paciente por la puerta (Dios no lo quiera).

Aquí suelen estar incluidos:

- Alquiler y suministros: Local, luz, agua, internet, limpieza, mantenimiento, alarmas.

- Personal estructural: Recepción, administración, dirección y, en algunos casos, parte del sueldo fijo del equipo asistencial si no depende de producción.

- Herramientas y estructura: Software de gestión clínica, gestoría, seguros, licencias, suscripciones, telefonía.

- Marketing y gastos generales: Publicidad, diseño, web, cuotas bancarias, pequeño material no imputable a cada tratamiento.

Imagina que estos son los gastos mensuales de tu clínica:

- Alquiler y suministros: 2.200 €

- Recepción y administración: 3.000 €

- Parte fija de personal asistencial: 5.000 €

- Software, gestoría y seguros: 600 €

- Marketing: 900 €

- Otros gastos: 800 €

Total de costes fijos: 12.500 € al mes

Paso 2. Calcula el coste variable por cita.

Aquí entran los gastos que sí cambian cuando atiendes más pacientes. Por ejemplo:

- Material fungible, es decir, esos que tienen una vida útil corta.

- Comisiones variables.

- Lavandería por servicio.

- Consumibles clínicos.

- Costes ligados a pruebas o tratamientos concretos.

Supongamos que el coste variable medio por cita es de 8 €.

¡Ojo con esto! Si no sabes cuánto te cuesta una cita, no sabes cuánto ganas. Sabes cuánto cobras, que no es lo mismo.

Paso 3. Calcula tu ticket medio real.

El ticket medio es el ingreso medio que obtienes por cada cita o por cada paciente, según la medida que hayas elegido para llevar las cuentas.

Lo importante aquí es que calcules tu ticket medio teniendo en cuenta realmente todo lo que incluye, no con lo que le cobras al cliente. Y es que debes tener en cuenta:

- Bonos con descuento.

- Revisiones sin cobrar.

- Huecos no ocupados.

- Cancelaciones.

- Primeras visitas mal aprovechadas.

- Tratamientos que no se convierten.

Si una sesión cuesta 50 €, pero entre bonos, promociones y revisiones el ingreso medio real por cita se queda en 42 €, tu ticket medio no es 50. Es 42. Y sí, es menos, pero calcularlo mal es como ponerte la zancadilla a ti mismo.

Llegados a este punto y teniendo en cuenta los datos de ejemplo que te hemos dado en cada uno de los casos, vamos a ver cuál sería el margen por cita:

- Ingreso medio real por cita: 42 €

- Coste variable por cita: 8 €

- Margen por cita = 42 € - 8 € = 34 €

Paso 4. Calcula cuántas citas necesitas para cubrir costes.

Es el momento de hacer frente a la realidad. Ya con todos los datos en la mano, es hora de calcular el número de citas necesarias para, por lo menos, cubrir costes.

Costes fijos/margen por cita = 367,6 €

Vamos, que necesitarías 368 citas al mes para cubrir costes. Y esto solo para dejar de perder dinero; a partir de ahí es cuando estarías ganándolo.

Lo que te recomendamos es que, teniendo en cuenta estos datos, te marques un objetivo razonable de beneficios que quieras tener, por ejemplo, 3.500€ al mes.

En este caso, para saber cuántas citas necesitas, tienes que calcular: (costes fijos + beneficio deseado) / margen por cita

Cómo saber si ese objetivo es realista.

Hay que ser realistas y, si en tu clínica trabajan dos profesionales que pueden atender 7 pacientes con una buena calidad, quiere decir que, si necesitas 21 citas diarias para ganar dinero con el objetivo que te has marcado, ¡hay algo que no cuadra!

Y cuando no cuadra, normalmente el problema es por alguna de estas tres cosas:

- Precios demasiado bajos.

- Costes fijos demasiado altos.

- Mala ocupación o baja continuidad.

Qué hacer si el número de pacientes sale demasiado alto.

En el caso de que te hayas quedado sin aire en el momento de ver cuántos pacientes necesitas atender para ganar dinero, ¡respira! Esto no significa que tu clínica vaya mal o que nunca lo vayas a lograr, sino que hay ciertas cosas que ajustar. Puedes empezar por estas:

1. Subir ticket medio. No siempre implica subir precios a lo loco. A veces significa vender mejores tratamientos, reducir descuentos innecesarios o mejorar la conversión de primeras visitas.

2. Mejorar ocupación. Menos huecos muertos, menos cancelaciones, mejor organización de agenda.

3. Reducir costes que no aportan. Hay gastos invisibles que machacan tu margen, como herramientas duplicadas, campañas mal enfocadas, procesos ineficientes.

4. Aumentar continuidad del paciente. Si el paciente entra, mejora y se queda vinculado a tu clínica, la rentabilidad cambia muchísimo.

La pregunta correcta no es cuántos pacientes quieres, sino cuántos necesitas.

Saber cuántos pacientes necesita tu clínica para ser rentable no es obsesionarse con los números. Es dejar de gestionar con una venda en los ojos.

Cuando conoces tus costes, tu margen por cita y tu punto de equilibrio, dejas de tomar decisiones a la ligera y empiezas a hacerlo con criterio.