Como gestionar bonos en fisioterapia

¿Ves los bonos como una oportunidad o como una trampa en forma de descuento? ¡Pues depende de cómo los gestiones!

Si están bien planteados, pueden ayudar a que tus pacientes entiendan mejor el tratamiento y tengan más adherencia a él. Pero, si no se gestionan de forma correcta, pueden convertirse en un pozo sin fondo donde desaparecen sesiones, aparecen descuadres de caja y nadie sabe si a Carmen le quedan 3 sesiones del bono de pilates, una o “alguna seguro”.

¿Por qué los bonos de fisioterapia se descontrolan en muchas clínicas?

El mayor problema de los bonos no está en que le hayas puesto un precio u otro y no te cuadre luego la contabilidad, sino que suelen ser detalles como el cómo se diseñan y cómo se gestionan después.

No sirve crearlos al tun tun, de forma rápida, comunicarlo en un mail enviado a las 23:00 h y sin ningún tipo de control. Spoiler: Lo de ir apuntando las sesiones que van consumiendo en las notas del móvil o en ese cuaderno que te regalaron al abrir la clínica es un caos asegurado.

Donde tus pacientes ven “un bono de 10 sesiones al mejor precio”, tú realmente deberías estar viendo un producto:

Clínico, porque está vinculado a un tratamiento o proceso.
Administrativo, porque afecta a citas, cancelaciones, caducidades y comunicación con el paciente.
Financiero, porque normalmente implica un cobro anticipado que debe cuadrar con sesiones pendientes de prestar.

Si no tienes claro esto, mal vamos. Y ahí es donde empiezan los problemas: sesiones sin descontar, pacientes que reservan sin saldo, bonos caducados, devoluciones discutidas o ingresos que hacen que tu caja esté a rebosar, pero que en realidad corresponden a trabajo futuro.

Qué debe incluir un bono de sesiones de fisioterapia.

Ante todo, claridad. Lo que necesitas es darle todos los detalles al paciente, que sepa desde el primer momento todo lo que conlleva la compra de ese bono.

¿A qué nos referimos con esto? Pues a todas las cláusulas, condiciones, etc. que van adjuntas a la venta de ese producto y que, si están bien claritas, te van a ahorrar muchos problemas futuros.

Es decir, el número de sesiones, precio total, tipo de tratamiento incluido, profesional o especialidad aplicable, fecha de caducidad, política de cancelación, condiciones de devolución, posibilidad de cesión a otra persona y forma de renovación.

Aquí tienes más contenido sobre la política de cancelaciones para clínicas

Por ejemplo, no es lo mismo vender un “bono de 5 sesiones de fisioterapia” que un “bono de 5 sesiones de fisioterapia general, nominativo, válido durante 4 meses y sujeto a cancelación con 24 horas de antelación”. ¡Y eso es lo que tienes que aplicarte!

Cómo controlar ingresos anticipados y sesiones pendientes.

Cuando vendes un bono, entra dinero en caja. Estupendo. Pero eso no significa que todo ese ingreso ya esté ganado desde el punto de vista de gestión.

Si un paciente compra 10 sesiones y solo ha consumido 2, todavía tienes pendiente prestarle 8 sesiones. Es obvio, pero el problema está en que, si no lo mides bien, vas a llegar a tener una sensación falsa de rentabilidad, porque has cobrado mucho dinero en ese momento, pero va a afectar a tu disponibilidad de hueco en la agenda por un tiempo.

De ahí la importancia de revisar cada poco cuántas sesiones quedan pendientes, cuánto importe representa y qué carga de trabajo supone para las próximas semanas. ¡Un poquito de control!

Caducidad, cancelaciones y devoluciones en bonos de fisioterapia.

Tener una política de bonos es impepinable y debe estar redactada en relación a tres puntos imprescindibles: caducidad, cancelaciones y devoluciones.

Caducidad: Sirve como aliciente para que ningún paciente deje sesiones en el limbo sin consumir y, además, te permite planificarte mejor. Eso sí, el paciente tiene que tener constancia de ella, ser un documento razonable, visible y bien comunicado.
Cancelaciones: Hay muchas clínicas que no tienen esa política implementada en sus bonos o sesiones, pero claro, luego cuando alguien no aparece a la cita, no tienen a qué atenerse. Por eso es recomendable que tus pacientes sepan de su existencia, que puedan tener acceso al documento y que siempre esté actualizada.
Devoluciones: ¿Y si alguien compra un bono y de repente se tiene que mudar y no puede disfrutarlo? ¿Podría devolverlo? Este tipo de casos no son lo más habitual, pero pueden darse. Así que siempre es mejor que tengas todo bien hilado para que, llegado el momento, tu equipo sepa cómo actuar.

Cómo gestionar sesiones recurrentes en fisioterapia sin improvisar.

¿Cuántos de tus pacientes han ido una vez y ya no han vuelto? Seguramente pocos. Normalmente, las personas que acuden a una clínica de fisioterapia son por dolores o recuperaciones que requieren un proceso en el tiempo. Aquí es donde se vuelve interesante la idea de diseñar bonos vinculados al seguimiento del tratamiento. Es decir, dejar de vender “paquetes de sesiones” y empezar a vender una experiencia más completa.

Por ejemplo: puedes crear un “Plan de recuperación en 8 sesiones” para lesiones musculoesqueléticas frecuentes. Dicho plan incluye:

Primera valoración.
Varias sesiones de tratamiento.
Revisión intermedia.
Revisión final.

Con esto vas a conseguir que el paciente entienda mejor para qué sirve el bono que está comprando. Además, le verá mucho más valor a lo que le estás ofreciendo, adecuado a su problema y más personalizado, que si le intentas vender un bono de 8 sesiones que solo le va a dar tiempo a consumir 3 y ya está recuperado y se acaba sintiendo engañado porque le has vendido algo que no necesitaba.

Indicadores clave para saber si tus bonos de fisioterapia funcionan.

Vender bonos en fisioterapia está muy bien, pero no por eso quiere decir que te vayan a funcionar siempre. Debes analizar diferentes indicadores para tener una visión más global de si merece o no la pena tener este producto entre tus servicios.

¿Cuáles son? La tasa de consumo, el tiempo medio hasta agotar el bono, el porcentaje de renovaciones, las sesiones caducadas, los no-shows y el importe pendiente de prestar.

Si vendes muchos bonos, pero se consumen muy lentamente, puede haber un problema de agenda, seguimiento o motivación. Si caducan demasiadas sesiones, quizá la política no es la adecuada o no se mandan los recordatorios como se debería. Si se agotan, pero no se renuevan; puede que la estrategia de continuidad esté fallando.

Cómo ayuda un software de gestión clínica a controlar bonos y sesiones.

Un buen programa para fisioterapeutas debería permitir crear bonos, asignarlos a pacientes, controlar sesiones disponibles, conectarlos con la agenda, automatizar recordatorios, registrar pagos y consultar el estado de cada bono en tiempo real.

Con un software de gestión clínica, cada sesión queda vinculada al paciente, a su cita, a su bono y a su historial administrativo. Así, tu equipo puede saber en segundos si esa persona tiene sesiones disponibles, si el bono está activo, si hay alguna caducidad próxima o si una cita debe descontarse según la política de cancelaciones de la clínica.

Podríamos jugar a adivina, adivinanza, pero es que no es necesaria tanta parafernalia para decirte que Archivex cuenta con todo esto, como buen software para fisioterapeutas.

¿Gestionar bonos en fisioterapia y no perder el control?

Los bonos y sesiones recurrentes pueden ser una herramienta muy potente para tu clínica de fisioterapia. Te ayudarán a tener mejor planificación, a que los pacientes tengan una mejor continuidad con el tratamiento y a tener una estabilidad en los ingresos de tu centro. Pero, siempre, gestionándolos con cabeza.

¡Ponlo en marcha!