Las 5 etapas de crecimiento de una clínica y cómo gestionarlas
¿Qué era lo que pensabas cuando soñabas con abrir tu propia clínica? Probablemente, lo primero de todo es que entrase alguien por la puerta; es normal; y luego que la agenda se fuese llenando poco a poco.
Más pacientes significan más ingresos, y después del desembolso del inicio, recuperar la inversión es una de las prioridades. Pero crecer también significa más llamadas, documentación, profesionales, huecos que coordinar, decisiones, ¡ay la leche!
Y es que el verdadero reto de hacer crecer una clínica es lograr que puedas asumirlo sin tener que terminar convertido en el responsable y ejecutor de todas las tareas de la clínica.
¿Quieres una buena noticia? ¡Deseo concedido! Muchos de esos problemas que hemos mencionado son bastante previsibles. De hecho, todas las clínicas pasan por diferentes etapas y cada una de ellas tiene una forma distinta de gestionar el equipo, los procesos, las finanzas y la experiencia del paciente.
Etapa 1. Puesta en marcha: conseguir que la clínica funcione.
Como bien hemos dicho, la prioridad durante los primeros meses o años es conseguir pacientes.
Tu única preocupación será llenar la agenda para generar los ingresos suficientes para cubrir los gastos y comprobar que hay demanda de tus servicios y que no te has tirado a la piscina en vano.
¿Qué debería controlar una clínica en esta primera etapa?
Aunque pienses que puedes con todo y que lo tienes controlado, es necesario que mires ciertos aspectos básicos de la gestión clínica: pacientes nuevos, facturación mensual, ocupación de agenda, cancelaciones, etc.
No es que tengas que acceder a la versión PRO de gerente en unas semanas, sino que, al menos, puedas responder a ciertas preguntas como: ¿de dónde vienen tus pacientes?, ¿qué servicios funcionan mejor?, ¿qué horarios tienen más demanda?, ¿cuántas citas terminan cancelándose?
Este es otro momento en el que digitalizar la gestión (si aún no lo has hecho) te va a hacer ahorrar tiempos y quebraderos de cabeza. Contar con un software de gestión clínica te va a permitir gestionar la agenda, enviar recordatorios automáticos, facilitarte las tareas de facturación, historia clínica…
Etapa 2. Consolidación: cuando improvisar empieza a salir caro.
Este es el momento en el que la clínica ya tiene pacientes, la facturación es más estable, quizás tengas nuevos profesionales y la agenda está más agitada de lo normal. ¡Esto es crecer!
Pero también es el momento en el que empiezan a surgir clásicos como: “Pensaba que lo hacía recepción”, “Ese paciente no estaba apuntado aquí”, “Yo guardo los documentos en otra carpeta” o “Pregúntale a Marta, que es la que sabe cómo se hace”.
¡Bienvenido a la consolidación!
Hacerte grande también conlleva que se empiece a poner a prueba la organización interna. Lo que antes se resolvía hablando entre dos personas ahora necesita un proceso.
El objetivo: que la clínica no dependa de la memoria de nadie.
¡Estandarización! Aunque de primeras sea una palabra que no te diga mucho, en esta etapa va a salvarte muchas mañanas de lunes, de esas en las que lo que menos quieres son sustos.
En esta parte es en la que debes definir cómo se gestionan las citas, los cobros, las cancelaciones, las altas de pacientes, la documentación, las comunicaciones o las incidencias. Con esto lo que consigues es que todos trabajéis de la misma forma y no cada uno haga lo que le parezca mejor.
Otro aspecto que no puedes dejar de lado es la experiencia del paciente. Normalmente, cuando aumenta el volumen, se suele tender a que la atención sea más impersonal, y eso es lo que debes evitar. Para ello, puedes establecer diferentes procesos que se ciñan a cuidar la calidad de la atención.
Etapa 3. Profesionalización: facturar más ya no es suficiente.
¿Has tenido esa sensación de que, por más dinero que entra a la clínica, sale a la misma velocidad?
Tener más profesionales implica más costes laborales. Más pacientes pueden exigirte que contrates más personal administrativo, que tengas que ampliar instalaciones, contratar herramientas o aumentar la inversión en marketing.
Crecer no siempre significa aumentar la rentabilidad de la clínica.
De controlar la facturación a entender el negocio.
En este punto ya no sirve con saber solo el dinero que facturas, sino que tienes que ir un poco más allá y conocer datos como la rentabilidad por servicio, la productividad de los profesionales, la ocupación real de las agendas, el peso de los costes de personal, la recurrencia de los pacientes o cuánto tiempo dedica el equipo a tareas administrativas.
Usar un software de gestión clínica, en esta parte, te va a dar mayor visibilidad de estos aspectos, además de mayor control.
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El gerente también tiene que cambiar.
Amigo, amiga, gerente, es tu momento.
De forma habitual, en las primeras etapas el gerente hace, pero a partir de esta toca empezar a dirigir.
Eso significa delegar, crear responsables, establecer objetivos y dejar de participar personalmente en cada decisión.
¿Va a costar? Seguro que sí. Y justo de esto hablamos en este artículo sobre cómo hacer que tu clínica crezca más allá del autoempleo.
Etapa 4. Expansión: crecer sin multiplicar el caos.
Ahora que tu clínica está estable y la rentabilidad es buena, puede que aparezca Pepito Grillo rondando tu cabeza con la idea de abrir una segunda clínica. ¡No puede estarse calladito!
Por supuesto, la expansión puede ser una gran oportunidad, pero antes de liarte la manta a la cabeza, debes tener claro si el modelo que tienes actualmente funciona lo suficientemente bien como para copiarlo.
Antes de expandir, convierte tu clínica en un modelo replicable.
Para poder replicar el modelo de negocio, tu clínica debe estar preparada para crecer y, por lo tanto, tiene que tener unos procesos claros, información centralizada, responsabilidades unificadas y herramientas que permitan gestionarla sin depender de que tú estés al 100% en la clínica.
Y te preguntarás, ¿y el dinero? Obviamente, los números también son importantes.
Para saber si todo funciona bien, vas a tener que poder comparar datos como la ocupación, facturación, costes, rentabilidad y evolución de cada una.
En este artículo hablamos sobre cómo abrir una segunda clínica y hacerla rentable desde el primer día. ¡Échale un vistazo!
Etapa 5. Madurez: optimizar antes que crecer por crecer.
¡Última etapa! Y no menos importante. Aquí llegarás en el momento en que alcanzas la etapa madura. Puede que tengas varias sedes, numerosos profesionales, miles de pacientes y procesos bastante consolidados.
¡Y es donde toca cambiar de nuevo!
Gestionar una clínica madura significa trabajar con datos.
En esta fase, los indicadores deberían servirte como señales de alarma para detectar problemas antes de que se conviertan en incendios.
- Rentabilidad por centro
- Ocupación de agendas
- Productividad
- Retención de pacientes
- Costes
- Tiempos administrativos
- Evolución de la facturación
Estos ítems te ayudarán a entender dónde existe margen de mejora.
Otra de las cosas importantes en esta etapa es la revisión de los procesos con los que llevas trabajando años. Y no, no sirve eso de “siempre lo hemos hecho así y nos ha ido bien”.
Por ejemplo, automatizando tareas repetitivas, mejorando la comunicación con los pacientes, simplificando procesos internos o integrando sistemas, vas a poder liberar muchas horas de trabajo sin necesidad de tener que ampliar la plantilla.
Crecer una clínica no significa hacerla más complicada.
Cada etapa de crecimiento exige algo distinto: primero pacientes, después procesos, más adelante datos, delegación y control financiero.
La clave está en que la gestión de la clínica evolucione al mismo ritmo que tu clínica. Porque crecer no debería significar sumar más caos, sino conseguir que la clínica pueda atender a más pacientes, incorporar profesionales y mejorar su rentabilidad sin perder el control.
Porque, la verdad, crecer sin perder la cabeza está bastante mejor.