¿Cómo gestionar que un profesional externo pase consulta en mi clínica?

Contar con un profesional externo en tu clínica te va a permitir ampliar servicios, probar nuevas especialidades, cubrir esas franjas horarias que hasta ahora siempre estaban vacías o dar respuesta a esa demanda que tanto piden tus pacientes, sin necesidad de contratar a alguien en plantilla desde el primer día. Suena bonito, ¿verdad?

Las curvas llegan cuando te entran las prisas y la incorporación no se gestiona de la forma correcta, sino que más bien se improvisa. Porque esto no es “llegar y besar el santo”, sino que hay que definir ciertos aspectos y protocolos para ver cómo su actividad se integra de forma natural en el día a día de la clínica.

¿Qué significa tener un profesional autónomo en una clínica?

Un profesional autónomo es ese que desarrolla su actividad por cuenta propia, pero que también colabora contigo, siempre bajo un acuerdo mercantil. Lo importante es que siempre, siempre tenga la titulación y habilitación necesarias para ejercer, ¡que no queremos líos!

Esto significa que debe estar dado de alta cuando corresponda, cumplir sus obligaciones fiscales y de Seguridad Social, emitir facturas si procede y asumir la responsabilidad profesional derivada de su actividad.

Pero ojo: que una persona esté dada de alta como autónoma no convierte automáticamente la relación en una colaboración mercantil válida. Si en realidad trabaja como un empleado, con horarios impuestos, dependencia de tus decisiones, órdenes, etc., es probable que no sea considerado como una relación laboral, sino que estaríamos hablando de un falso autónomo.

Puedes escuchar más sobre esto en el capítulo 40 de Emprende Salud: colaboradores vs. falsos autónomos.

Por eso, antes de empezar a llenarle la agenda, es importante definir bien cuál va a ser el modelo de colaboración y ratificarlo con un documento, nada de palabras, que se las lleva el viento.

Contrato de colaboración mercantil: qué debe incluir.

En el momento de ajustar los términos de vuestra colaboración, hay que dejar claro qué servicio va a prestar, qué días o franjas utilizará la clínica, qué espacios podrá usar, cómo se gestionarán los pacientes, quién cobrará, cómo se repartirán los ingresos y qué ocurre si una de las partes quiere terminar la colaboración.

Una vez tengas establecidos estos términos operativos, llega el momento de fijar los cimientos de esta colaboración en términos contables. Para ello tienes que definir si el profesional va a facturar directamente al paciente o a la clínica, o si el centro cobra al paciente y después hace números con el profesional en relación al acuerdo que hayáis pactado. Son tres opciones totalmente válidas, pero que debes estudiar, ya que no conllevan las mismas implicaciones administrativas, fiscales ni de gestión.

Cumplimiento de la normativa sanitaria y acreditación del profesional externo.

Como hemos dicho, antes de “meter a un desconocido en tu casa”, tienes que comprobar que cuenta con la titulación necesaria para prestar el servicio. Dependiendo de la especialidad sanitaria, puede que también sea obligatorio estar colegiado, según la actividad y la normativa aplicable.

Sabemos que quieres a los mejores en tu clínica y que te vas a asegurar de que lo cumplan sin necesidad de tener que leerlo aquí, pero es nuestra responsabilidad dejarlo claro.

Además del tema de la titulación, también es recomendable que le exijas un seguro de responsabilidad civil en vigor. No, no sirve el que creó cuándo empezó a hacer sus primeros pinitos. Este seguro debe cubrir posibles daños, errores o reclamaciones derivadas de su actividad.

Por tu parte, es conveniente que revises si el seguro general de tu clínica cubre la actividad de profesionales externos o solo protege a los trabajadores contratados. Y sí, puede que al hacerlo te encuentres con alguna que otra sorpresa que no suele salir barata.

Facturación e IVA sanitario.

Llega el momento de la facturación y probablemente uno de los que más conflictos genera; por eso es necesario que lo dejes bien cerrado desde el inicio.

Como ya hemos comentado, tienes tres escenarios diferentes con los que actuar y cada uno conlleva unas consecuencias distintas.

Además, tienes que tener en cuenta que hay servicios que no llevan IVA si tienen una finalidad de diagnóstico, prevención o tratamiento de enfermedades. Eso sí, aquellos que son puramente estéticos, relajantes o no terapéuticos suelen tener un tratamiento fiscal diferente. Esto conviene que lo tengas siempre en cuenta para no meter la pata.

Protección de datos e historia clínica con profesionales externos.

Que se les dé un buen servicio a tus pacientes es importante, pero que se cuide sus datos y se haga un buen tratamiento de ellos es primordial. Por eso, tienes que asegurarte de que la persona que empiece a colaborar contigo cumple a rajatabla con lo establecido en el Reglamento General de Protección de Datos y en la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales. ¿Qué queremos decir con esto?

• Tus pacientes deben saber quién trata sus datos, con qué finalidad y qué profesionales tendrán acceso a su información.
• ¡Establece límites! Los profesionales solo pueden acceder a los historiales de los pacientes que vayan a tratar.
• Por último, es necesario que concretes si el paciente pertenece administrativamente a tu clínica, al profesional colaborador o a ambos, dependiendo del modelo de trabajo que hayáis establecido. Esto es relevante porque afecta directamente a los consentimientos informados, la conservación de los documentos, la emisión de informes y a la respuesta en caso de que el paciente solicite acceso, rectificación o supresión de sus datos.

¿Lo mejor de todo? Con Archivex tienes la capacidad de generar permisos de acceso para cada profesional, firmar documentos, consentimientos informados, etc., y garantizar la seguridad de cada uno de los datos de tus pacientes.

Uso de las instalaciones y equipos de tu clínica.

Si en tu clínica tenéis un buen protocolo establecido del uso de las salas y una correcta asociación entre un servicio y el espacio en el que se desarrolla, ¡no debería haber problemas! Pero es cierto que, para que no haya problemas en el momento de incluir un nuevo jugador a la partida, hay que establecer unas reglas sobre el uso de las instalaciones y equipos de tu clínica.

Horarios y frecuencia.

Cada oveja con su pareja. Define qué sala usará el profesional externo, qué días estará disponible, qué equipamiento puede utilizar, quién se encarga de preparar el espacio… Aspectos básicos que en el día a día de tu centro tienes controlados, pero que, al cambiar la forma de trabajar con una persona nueva, hay que definir.

Condiciones de uso de los equipos.

También es importante establecer normas de uso del material, limpieza, mantenimiento y reposición de consumibles. Si el profesional utiliza camilla, ecógrafo, aparatología, material fungible o software de la clínica, debe quedar claro qué está incluido en el acuerdo y qué no.

Ventajas de colaborar con profesionales autónomos en tu clínica.

Bien gestionada, esta fórmula puede tener muchas ventajas.

1. Flexibilidad. Contar con un profesional autónomo te va a dar la oportunidad de tener más servicios que ofrecer a tus pacientes, sin tener que asumir una contratación sin saber si va a funcionar.
2. Diferenciación. Tener personal especializado te va a permitir ofrecer una atención más completa y, por consiguiente, destacar frente a la competencia.
3. Rentabilidad del espacio. Si en el momento de alquilar el espacio de la clínica te viniste arriba y ahora tienes salas que no se están utilizando, cederlas a estos profesionales en determinados horarios es una buena solución para darles vidilla.
4. Captación de pacientes. ¿Y si ese profesional ya tiene su cartera de pacientes? ¡Eso que te llevas! Puede que esos pacientes acaben asistiendo a alguno de los servicios que ofreces por ellos mismos o que podáis generar derivaciones entre unos y otros, lo que te permitirá tener unas buenas sinergias y, obviamente, ampliar tu listado propio de pacientes.

Cómo gestionar profesionales externos con Archivex.

Empezar a colaborar con varios profesionales externos puede ser un jaleo bueno, lo sabemos. La cosa puede complicarse por tema de agendas, permisos, pagos, pacientes compartidos, historiales clínicos…

¿Qué necesidad de pasar por todo ese agobio? Si utilizas Archivex como software de gestión clínica, el panorama va a cambiar bastante. ¡Verás la diferencia!

No te hace falta tener calendarios, agendas o aplicaciones diferentes, ya que desde el mismo programa puedes organizar la agenda de cada profesional, controlar citas, gestionar pacientes, configurar permisos, emitir facturas… Además, al trabajar todos en la misma “onda”, te va a permitir tener más seguridad y trazabilidad con cada movimiento y registro que se haga con los datos de tus pacientes.

En este caso, tendrías que utilizar un perfil de acceso de colaborador externo y definir dónde puede entrar y qué puede ver. ¡Nosotros te ayudamos a configurarlo si lo necesitas!

Crecer con autónomos sin perder el control.

Empezar a trabajar con profesionales autónomos en tu clínica no debería ser un proceso que se te haga bola, sino que debe ser un trámite que se integre fácilmente con el día a día que ya tienes establecido en tu consulta.

Esta vía de trabajo puede ayudarte a ampliar servicios, atraer nuevos pacientes y aprovechar mejor tus recursos, pero es necesario cumplir con todos los requisitos legales para que no haya sustos en el futuro.