Software y cumplimiento normativo en clínicas

Hay situaciones que ponen la piel de gallina, sobre todo si eres el gerente de una clínica. Son de esas por las que nadie quiere pasar, pero que si llegan hacen que dudes hasta de tu propio nombre. Nos referimos a las comunicaciones de Hacienda.

Suelen empezar con un correo, con un asunto neutro, un tono educado y una frase que consigue que te bloquees por unos segundos: “Vamos a realizarle una inspección”.

Es en ese momento cuando empiezas a preguntarte si toda la teoría sobre el cumplimiento normativo está bajo control en tu centro. Pasa a ser una pregunta muy concreta que no para de darte vueltas: ¿Nuestro software está preparado para demostrar que hacemos las cosas bien?

¿Qué es el cumplimiento normativo para clínicas?

El cumplimiento normativo en una clínica sanitaria es la capacidad de cumplir y demostrar el cumplimiento de las obligaciones legales relacionadas con protección de datos, documentación clínica, facturación y trazabilidad de la actividad asistencial.

Pero lo realmente importante no es cumplir, es demostrar, y ahí es donde el software de gestión clínica juega un papel decisivo.

Por qué el cumplimiento normativo ya no es solo “un tema legal”.

Seguramente, durante muchos años, has oído o dicho la frase “Si haces las cosas de forma correcta y tratas bien a los pacientes, no tenemos de qué preocuparnos”.

Pero el problema es que ahora no vale solo con hacer las cosas bien y con buenas intenciones, sino que con la normativa vigente también se evalúan los registros, procesos y evidencias.

Con normativas como el RGPD, Ley Antifraude, sistemas de registro certificados, Verifactu o la facturación electrónica obligatoria, hay que trabajar de forma que cada proceso sea demostrable, trazable y auditable, por lo que el software de gestión clínica que uses tiene que ser “la leche”, pero también fiable.

Qué exige la normativa a una clínica en la actualidad.

No vale cualquier software de gestión clínica; ya que te gastas un dinero, hazlo en algo que te ayude a hacer las cosas bien y a cubrirte las espaldas ante cualquier problema o inspección. Según la normativa, estos son los cuatro grandes puntos que tu programa de gestión debe controlar al dedillo:

1. Protección de datos (RGPD).

No se trata solo de tener una cláusula firmada.

La privacidad y seguridad de los datos de los pacientes es imprescindible y, por lo tanto, no es válido únicamente que te firmen un documento y a seguir. Es necesario que, ligado a este proceso, queden huellas de:

Control de accesos por rol.
Registro de actividad.
Protección de datos sensibles.
Trazabilidad de modificaciones.
Capacidad de demostrar quién accede a qué.

Un software que permite acceder “a todo” a todo el mundo genera riesgo, aunque nadie tenga mala intención.

2. Documentación clínica estructurada.

Al hablar de historia clínica, nos referimos a algo serio, no a un bloc de notas al que todo el mundo tenga acceso. Es el documento legal en donde vas a anotar todo lo relacionado con tu paciente: cómo se sienta, qué mejoras nota, información de antecedentes familiares, imágenes...

Según la normativa, con la utilización de un software de gestión clínica debes tener:

Registros completos.
Coherentes.
Estructurados.
Conservados durante el tiempo obligatorio.
Con control de versiones.

Si el programa permite borrar, sobrescribir o modificar sin dejar rastro, ¡cuidado! Estás jugando con fuego, por lo que nuestra recomendación es que revises tu software y confirmes con tus empleados que, aunque el programa ceda, vuestra ética va por encima de todo. (Y búscate un programa que cumpla).

3. Facturación y control antifraude.

¡Aquí llega la presión real! Hablar de facturas siempre da un poquito de respecto, y con las normativas actuales hay muchos factores que tienes que tener controlados y donde no meter la pata.

La normativa exige:

Integridad de los registros.
Trazabilidad de facturas.
Imposibilidad de manipulación opaca.
Adaptación a Verifactu.
Preparación para facturación electrónica.

4. Conservación y acceso a la información.

La seguridad de cualquier dato, independientemente de si hablamos de temas relacionados con facturación o con información del paciente, debes poder:

Conservarlos correctamente.
Recuperarlos cuando se solicitan.
Demostrar que no se han alterado.

Aquí es donde está la diferencia entre tener seguridad en la gestión de tu clínica y temer todos los días que el inspector de turno llame a tu puerta para cualquier inspección.

¿Por qué no todos los software de gestión clínica son iguales?

Seguramente, en el momento en que te vas a comprar un ordenador para la clínica o un coche, haces un análisis exhaustivo, comparas, revisas la seguridad, el consumo e incluso el diseño. Vamos, que sea el mejor compañero para tu día a día.

Teniendo en cuenta todo lo que hemos visto hasta ahora, ¿no crees que debes hacer lo mismo con el software con el cual vas a gestionar tu clínica? ¡No todo vale!

Lo que realmente tienes que buscar es que cumpla todos los procesos y requerimientos, para que, si tienes cualquier inspección, no tengas problemas, que tus pacientes sientan que todo lo que te cuentan está bien protegido y que agiliza y mejora tu gestión diaria.

Podríamos establecer tres niveles de software dependiendo de sus funcionalidades y compromisos:

Nivel básico

Sirve para empezar.
No para crecer.

Nivel intermedio

Aguanta mientras todo es controlable.
Se queda corto cuando la complejidad aumenta.

Nivel avanzado

Integra procesos, normativa, análisis y visión de negocio.
Aquí el software deja de ser herramienta y pasa a ser estructura.

¿Qué papel juega realmente el software en el cumplimiento normativo?

Aquí no hay trampa ni cartón porque cuentas en tu poder con diferentes legislaciones que establecen qué criterios se usan y qué es lo que debes tener al día para que no haya problemillas en el futuro.

Si estás buscando un programa de gestión o dudas de si el tuyo hace las cosas correctas, ¡comprueba este checklist!

Registra toda actividad relevante.
Guarda historial de modificaciones.
Limita accesos según funciones reales.
Estructura la documentación clínica.
Facilita auditorías internas.
Se adapta a cambios normativos.

Qué NO hace un software de gestión clínica.

Está bien que pongas tu trabajo y la gestión de tu centro en manos de un software legal y de confianza, pero por supuesto nunca va a sustituir tu criterio clínico, ni debe tomar las decisiones por ti.

Gestionar una clínica con un software significa crear el contexto adecuado para que las decisiones sean mejores, más seguras y sostenibles.

Tu clínica y tus pacientes seguros con un software de gestión clínica.

No todo es blanco y negro, al igual que no todos los software del mercado tienen el mismo nivel de garantías y seguridad. En tus manos está querer hacer las cosas bien o temblar cada vez que Hacienda quiera visitarte.

Pero si te da pereza eso de buscar y comparar, ¡no hay problema!, en Archivex nos gusta ponerte las cosas fáciles, y nos hemos adelantado.

Echa un vistazo al artículo "Análisis del software de gestión clínica en España: capacidades reales y nuevos estándares del sector" donde podrás ver una analítica de diferentes software de gestión clínica que hay en el mercado actual.