Cuánto cuesta una sala vacía en una clínica
¿Hay una sala en tu clínica que pasa más tiempo vacía que ocupada? Aunque esté ahí esperando a pacientes, mientras tanto sigue costando dinero.
Las facturas del alquiler, material, sueldos siguen llegando. Y esa sala que has dejado tan bonita, en vez de estar generando ingresos, solo está restando.
Una sala vacía no cuesta cero.
El hecho de que un día no haya una sesión por cualquier cuestión no te supone un gasto de material; sin embargo, el alquiler, el seguro, la amortización del equipamiento, entre otros, siguen ahí. Así que, si a ese día le vas sumando y sumando, ¡hay que buscar una solución!
En este punto vamos a hacer una aclaración que suele confundir bastante: el coste de la sala vacía y la facturación que no has conseguido no son lo mismo.
Dicho en castellano de a pie: no todo hueco vacío equivale al precio completo de una consulta perdida. Si el servicio cuesta 60€, no puedes apuntarlo directamente en la casilla de las pérdidas. Sería un error que te haría tener una visión poco realista.
Para hacerlo de forma correcta, al importe de la sesión habría que descontarle los costes variables que no han tenido lugar y comprobar si ese hueco pudieses haberlo llenado adelantando alguna sesión o si hubieses mandado un recordatorio el día de antes. Otra cosa distinta es si en verdad no había demanda y no ha sido por una cancelación de última hora.
Variables necesarias para medir una sala.
Coste fijo imputable.
¿Te acuerdas cuando tu madre compraba una tableta de chocolate y repartía equitativamente las pastillas que os tocaban a tus hermanos y a ti? Pues el coste fijo imputable es algo así. Es la parte de los costes fijos mensuales que le “corresponden” a esa sala vacía. Puedes incluir el software de gestión clínica, mantenimiento, seguros, cuota de equipos...
Aunque sabemos que es algo difícil de calcular así de primeras, lo importante es que elijas un criterio razonable, que lo apliques de forma consistente y que no cargues dos veces el mismo.
Un detalle importante: si hay un profesional que cobra un sueldo fijo, ese gasto fijo está ahí, aunque tenga huecos y, por lo tanto, puede ser un coste fijo. Si, por el contrario, el profesional cobra por sesión o se lleva un porcentaje, entonces esa parte es un coste variable.
Coste de oportunidad.
Básicamente, es el dinero que podrías haber ganado si hubieses utilizado ese hueco de otra forma. Por ejemplo, atendiendo a otro paciente que estaba esperando, cediendo la sala a otro profesional o programando un servicio con mucha demanda.
Para calcularlo, debes utilizar el margen de contribución, que es lo que queda después de restar los gastos que solo existen cuando realizas la sesión.
Margen de contribución por sesión: ingreso neto por sesión – costes variables por sesión
Imagina que cobras 60 € por una sesión y que, entre el pago variable al profesional, el material y la comisión de cobro, gastas 24 €. El margen de contribución es de 36 €. Esa es la cifra que te interesa para calcular cuánto aporta una cita, no los 60 € completos.
Ocupación efectiva.
La ocupación te va a decir qué parte del tiempo disponible de la sala has utilizado de verdad. Es decir, con sesiones que sí que se han realizado. Porque una cita que se ha cancelado o un paciente que no aparece no pueden ser contabilizados como tiempo ocupado, a no ser que hayas cobrado la sesión, aunque no haya tenido lugar.
Horas de sesiones realizadas /horas de sala disponibles x 100
También es interesante que mires la ocupación por días y franjas horarias. Una media mensual puede parecer aceptable y esconder que los lunes por la tarde no cabe un alfiler, mientras que los miércoles por la mañana en la sala podrías echarte una siesta.
¿Cómo calcular cuánto cuesta una sala vacía?
¡Vayamos por partes! Para conocer el coste de los huecos, primero necesitas saber cuánto te cuesta mantener la sala disponible durante una hora. Después podrás calcular qué parte de ese coste se queda sin cubrir cuando no hay actividad.
Calcula el coste fijo por hora disponible.
Suma los costes fijos mensuales que has asignado a la sala y divide el resultado entre sus horas disponibles del mes. Usa la capacidad que de verdad ofreces, no las veinticuatro horas del día ni todo el horario de apertura si la sala está bloqueada durante una parte.
Costes fijos mensuales imputados a la sala /horas disponibles del mes.
Si la clínica abre diez horas al día, pero esa sala solo se ofrece durante seis, utiliza seis. La capacidad real es el tiempo que podrías haber reservado a un paciente, no todo el horario que aparece en la puerta.
Calcula el coste fijo de las horas vacías.
Ahora resta las horas atendidas de las horas disponibles. El resultado son las horas vacías. Si las multiplicas por el coste fijo de una hora, sabrás qué parte de los gastos fijos ha sostenido tiempo sin actividad.
Horas vacías x coste fijo por hora disponible
Este coste no es un gasto nuevo que aparezca por dejar la sala vacía. Es una forma de localizar cuánto de lo que ya pagas está sosteniendo tiempo sin actividad. Parece un matiz, pero evita tomar decisiones basadas en un “ahorro” que quizá no existe. Cerrar una mañana solo reduce costes si realmente puedes eliminar o renegociar alguno de ellos.
Estima el margen que deja de generar la sala.
No todos los huecos vacíos son recuperables. Para calcular el coste de oportunidad, céntrate en aquellos que sí que se podían haber llenado. Puede ser una cancelación que no ofreciste a tu lista de espera o una franja muy solicitada que se organizó mal.
Huecos recuperables x margen de contribución medio por sesión
Conviene que el resultado obtenido lo separes del coste fijo porque este es dinero que ya gastas. El coste de oportunidad es algo que podrías haber conseguido, pero no lo has hecho.
¿Cómo calcular la ocupación mínima rentable?
La ocupación mínima rentable es el nivel de actividad que necesitas tener en la sala para cubrir sus gastos fijos. A partir de ahí, cada sesión adicional empieza a aportar beneficio, siempre que el margen por sesión sea positivo.
Para ello, primero calcula cuántas sesiones necesitas para cubrir los gastos. Divide el coste fijo mensual entre el margen que deja una sesión.
Costes fijos mensuales de la sala/margen de contribución medio por sesión.
Este cálculo también te ayudará a saber cuántos pacientes necesita tu clínica para ser rentable, teniendo en cuenta tus costes y el margen que deja cada sesión.
Después compara ese número con todas las sesiones que podrías ofrecer durante el mes.
Sesiones mínimas/capacidad máxima de sesiones x 100
Si trabajas con servicios de 30, 50 y 90 minutos, calcular por número de citas puede darte un resultado alejado de la realidad. En ese caso, pasa todo a horas y utiliza el margen de contribución medio por hora ocupada.
¿Te sale una ocupación mínima superior al 100 %? Entonces, con los precios, los gastos y el horario actuales, la sala no puede cubrir sus costes. No hay suficientes huecos en el calendario. Tendrás que revisar el precio, el margen de los servicios, el horario o los gastos asignados a ese rinconcito de la clínica.
¿Qué te está diciendo el resultado?
No tomes decisiones con el resultado de un mes; lo realmente útil es tenerlo controlado durante varios meses y entender qué es lo que está pasando y por qué.
La cifra no sirve para sentenciar que una sala “va mal” después de un mes flojo. Sirve para detectar patrones y decidir con más criterio.
- Si la ocupación de la sala está por debajo del mínimo rentable, quizás es que no haya suficiente demanda para tantas horas. También puede ser que el servicio lo estés ofreciendo en un horario poco atractivo o que los pacientes no tengan conocimiento de él.
Si el margen es demasiado pequeño, puede que también necesites revisar cómo establecer precios rentables en tu clínica, además de controlar los gastos y la duración de las sesiones.
- Si la sala supera el mínimo, pero deja poco dinero, puede que el precio sea demasiado bajo, que el coste variable sea alto o que las sesiones ocupen más tiempo de lo previsto.
Cómo reducir el coste sin llenar por llenar.
Aunque sea lo primero que seguramente se te pase por la cabeza, la solución no siempre es captar más pacientes. Puedes concentrar un servicio en las franjas en las que existe demanda, compartir la sala entre profesionales, revisar cuánto dura cada cita o aumentar los horarios disponibles solo cuando haya un número mínimo de reservas. También puedes utilizar una lista de espera para cubrir cancelaciones y enviar recordatorios para reducir las ausencias.
Lo importante es que el cambio que realices tenga sentido para la clínica y para los pacientes. Porque de nada te va a servir llenar por llenar si las sesiones te dejan poco margen, ni tampoco necesitas lograr el 100% de ocupación. El objetivo principal que debes tener es cubrir los gastos, conseguir el margen que necesita la clínica y mantener una atención que tu equipo pueda mantener.
Qué datos deberías revisar cada mes.
Con unos pocos datos bien registrados es suficiente: horas disponibles, horas atendidas, cancelaciones, ausencias, ingresos, gastos variables y costes fijos de la sala.
Lo importante es que siempre midas de la misma forma. Si un mes cuentas las citas reservadas y otro solo las realizadas, no vas a tener unos datos realistas.
Una sala rentable empieza por una agenda que puedas medir.
Saber cuánto cuesta una sala vacía no consiste en multiplicar todos los huecos por el precio de una consulta. Esa cuenta es rápida, pero también bastante tramposa.
Necesitas saber cuánto cuesta mantener la sala disponible, qué margen deja cada sesión y qué nivel de ocupación cubre los gastos. Con esas tres cifras puedes decidir si conviene cambiar horarios, revisar precios, compartir el espacio o trabajar mejor las cancelaciones.
La ocupación de las salas es solo una parte del análisis. Para tener una visión más completa, puedes revisar otras formas de sacar la máxima rentabilidad a tu clínica.