¿Cómo hacer crecer tu clínica más allá del autoempleo?

Cuando decidiste abrir tu clínica, seguro que tenías en mente el poder trabajar a tu manera, atender mejor a tus pacientes y construir “algo tuyo”. ¿Nos equivocamos?

Pero la realidad es que te pasas el día resolviendo cambios de agenda, revisando facturas, contestando mensajes y, como no, apagando incendios entre consulta y consulta. ¡Ay, el emprendimiento!

Aunque no eres el único, porque esta situación le pasa a la gran mayoría de los profesionales que deciden dar el salto y lanzarse como valientes emprendedores. Y cuanto más crece la clínica, mayor es la carga de trabajo. ¡Tienes que olvidarte del autoempleo!

Hacer crecer tu consulta más allá de tu propio trabajo no significa abandonarla ni dejar de ser sanitario. Significa aprender a dirigirla para que los resultados no dependan exclusivamente de tus horas, tu energía y tu capacidad para estar pendiente de todo.

¿Por qué muchos propietarios siguen priorizando la consulta?

Es normal que, al inicio, seas tú el que lo haga todo: atender a los pacientes, gestionar la agenda, realizar los cobros, comprar el material… El problema real es cuando la clínica crece, pero la forma en la que trabajáis no.

La consulta ofrece resultados inmediatos.

Cuando atiendes a un paciente, podríamos decir que son acciones que se cierran en el día, es decir, hay una cita, se pasa consulta, el paciente se va, fin. Pero en la gestión de la clínica los resultados son menos visibles a corto plazo.

Revisar la rentabilidad de un servicio, mejorar un protocolo, formar un profesional o analizar cómo están influyendo las cancelaciones del mes no son cosas que se vean al instante, por eso es fácil pensar que puedes dejarlas para más adelante.

Pero avanzar en estos procesos y tomar las decisiones adecuadas también es necesario, sobre todo por el bien de tu clínica, tus pacientes y el equipo de profesionales. Así que, ¡no lo dejes para mañana!

Es más cómodo hacer aquello que ya dominas.

En el momento en que decidiste que querías montar tu propia clínica, una cosa tenías clara: seguir atendiendo a tus pacientes, y claro, aun con todas las responsabilidades de gerente, la idea te tienta como ese trocito de chocolate en la nevera después de la cena.

Pero la dura realidad es que, por mucho que quieras sucumbir a los encantos del paciente de las 16:00 h y el de las 17:00 h y las 18:00 h, ¡hay tareas menos atractivas que tienes que atender!

¿Qué cambia cuando una clínica deja de ser un autoempleo?

Si una consulta depende principalmente del trabajo del gerente, es cuando decimos que funciona como autoempleo. Esto no quiere decir que solo se vaya a dar si no tienes empleados, porque puede ser que seáis diez personas en la clínica y seguir siendo autoempleo si ante cualquier pregunta acaban tocando la puerta de tu despacho.

Es decir, una clínica empieza a funcionar como empresa cuando es capaz de mantener la actividad del día a día sin tener que tirar siempre de ti. Dejas de ser el centro de todas las operaciones.

Es el momento de dejar de ser el centro de atención, el “Houston, tenemos un problema”, el bombero que apaga todos los fuegos. ¿Necesitas más símiles?

Tu clínica ha llegado al punto en el que, en vez de preguntarte «¿cómo puedo atender a más pacientes?», se cuestione «¿cómo podemos atender bien a más pacientes sin depender de una sola persona?».

Esto implica:

• Documentar la forma de trabajar.
• Definir qué puede decidir cada persona.
• Delegar responsabilidades, no solo tareas.
• Analizar resultados con datos.
• Crear protocolos para las situaciones habituales.
• Reservar tiempo real para la gestión de la clínica.
• Utilizar herramientas que reduzcan el trabajo manual.

Una vez establecido todo esto, si quieres comprobar que todo funciona a la perfección y que pasáis la prueba de fuego, lo mejor es que te ausentes una semanita, te vayas a descansar y, si durante esos días la clínica continúa funcionando, ¡éxito! Pero si vuelves y se te han acumulado unas cuantas decisiones que tomar, ¡algo hay que revisar”!

Qué funciones corresponden al sanitario y cuáles al gerente.

Si eres de los que ejercen de sanitario y gerente al mismo tiempo, es importante que entiendas que son dos funciones diferentes y que ambas necesitan tiempo, criterios y objetivos propios. ¡Hay que saber diferenciar!

El papel del profesional sanitario.

Si nos centramos en tu papel de sanitario, en el momento en el que tengas que salir a escena, tu prioridad, por supuesto, es la calidad asistencial a tus pacientes. Entre tus responsabilidades se encuentran:

• Definir criterios clínicos y protocolos de atención.
• Garantizar la seguridad del paciente.
• Valorar las necesidades terapéuticas.
• Supervisar la calidad de los tratamientos.
• Detectar necesidades de formación clínica.
• Mantener unos estándares profesionales y éticos.

El papel del gerente de la clínica.

Ahora cambiamos de tercio y nos ponemos la careta de gerente, con la que tu responsabilidad es construir las condiciones necesarias para que la atención al paciente sea sostenible.

¿Qué es lo que conlleva?

• Analizar la rentabilidad de la clínica.
• Controlar ingresos, gastos, márgenes y tesorería.
• Organizar agendas, horarios y espacios.
• Contratar, coordinar y desarrollar al equipo.
• Establecer objetivos.
• Diseñar procesos de trabajo.
• Analizar la experiencia del paciente.
• Elegir tecnología y software de gestión clínica.
• Planificar el crecimiento del negocio.

Decisiones que no deberían tomarse solo con criterio clínico.

En el momento de tomar una decisión relacionada con la salud de tus pacientes o que pueda afectar al proceso asistencial, no debes tomarlas exclusivamente desde la perspectiva sanitaria, sino que el rol de gerente también tiene que tener peso.

Incorporar un nuevo tratamiento.

Un tratamiento, por muy innovador que sea, por mucho valor clínico que vaya a aportarte, antes de invertir para tenerlo en tu clínica, es necesario que analices si existe demanda, qué inversión necesita, qué precio tendría y cuánto tiempo sería preciso para recuperar el dinero invertido.

Echa un vistazo a este artículo de Doctoridea sobre “cómo validar si existe demanda antes de lanzar un nuevo tratamiento”.

Comprar equipamiento o tecnología.

Si lo que tienes que valorar es si una nueva máquina puede ser interesante, al mismo tiempo debes tener en cuenta si es una mala inversión. Ponte a echar cuentas y revisa los costes de mantenimiento, la formación necesaria para saber usarla, el número de pacientes potenciales, si tienes espacio y cómo va a afectar a la tesorería.

Si tienes una clínica de medicina estética, no te pierdas este artículo Cómo rentabilizar la aparatología estética.

Contratar a un nuevo profesional.

Si tienes pensado ampliar tu equipo y contratar a un nuevo profesional, no esperes a tener a todo el equipo desbordado. Lo ideal es que antes de nada analices la situación y determines si tu clínica necesita más horas, más profesionales o mejor organización.

Una vez tengas la decisión tomada, es momento de valorar los conocimientos de la persona adecuada, su encaje con la cultura de la clínica, la demanda disponible, el coste de contratación y el tiempo necesario para llenar su agenda.

Aquí tienes un artículo para saber cómo gestionar un proceso de selección en mi centro.

Fijar los precios.

¡No hagas lo mismo que el resto!

Si la competencia baja o sube los precios, tú no tienes por qué hacerlo. Y si quieres calcular lo que debe costar un servicio, no lo hagas solo por lo que dura la sesión.

Debes tener en cuenta los salarios, suministros, herramientas, impuestos, tiempos no facturables y margen para reinvertir.

Mira este artículo para saber cómo establecer precios rentables en mi clínica.

Cómo reservar tiempo para estrategia, finanzas, equipo y procesos.

Si eres de los que les apasiona estar en el terreno de juego, seguramente te cueste sacar tiempo para asumir el papel de gerente y dedicar tiempo a esas tareas administrativas “más pesadas”. ¿Cómo sacar tiempo para afrontarlas?

Bloquea una cita semanal con tu clínica.

Empieza reservando entre dos y cuatro horas a la semana sin pacientes. Pero no lo utilices para responder emails atrasados, sino que es mejor optimizar tiempos y dedicarlos a estrategia, objetivos, finanzas, rentabilidad, etc.

Aunque te parezca mucho tiempo teniendo la agenda echando humo, piensa que estás evitando problemas futuros.

Utiliza pocos indicadores, pero útiles.

No necesitas un informe con cincuenta métricas para mejorar la gestión de tu clínica. Pero sí que hay cosillas que tienes que revisar, como facturación mensual, ingresos, margen, ocupación, números de cancelaciones, recurrentes, etc.

Delega resultados, no recados.

¡Ay! Llegamos a la parte que más cuesta cuando eres gerente de tu propia clínica: delegar.

Dentro de este concepto no se encuentran tareas como ir a comprar agua o que alguien este pendiente de recepcionar ese paquete de Amazon que va a llegarte.

La verdadera delegación aparece cuando le das a una persona la responsabilidad de asumir un área, es consciente de lo que se espera de él y tiene la capacidad para actuar dentro de unos límites.

Por ejemplo, en vez de decir a Jaime, de recepción, que esté pendiente de las cancelaciones, puedes establecer un protocolo de confirmación, definir qué debe hacerse cuando un paciente cancele y revisar semanalmente el porcentaje de ausencias.

Crecer también es aprender a soltar.

Hacer crecer tu clínica no significa dejar de atender pacientes de un día para otro. Significa empezar a reservar parte de tu tiempo para algo igual de importante: dirigir el negocio que has construido.

Porque llega un momento en el que estar en todo ya no ayuda a la clínica a avanzar. Delegar, ordenar procesos, mirar los números y confiar en tu equipo también forma parte de crecer. ¡Aplícate el cuento, aunque sabemos que cuesta!