Cómo gestionar agendas y profesionales en una clínica sin perder el control

Gestionar varias agendas y profesionales; es probable que puedas controlarlo. Pero en el momento en el que hay que recolocar citas sobre la marcha, coinciden dos profesionales que usan la misma sala y terminas a la carrera resolviendo problemas que debían ir como la seda. ¡Algo hay que cambiar!

Dentro de la agenda de tu clínica, el problema no es “tener muchas citas”, sino coordinar tiempos, espacios, profesionales, tratamientos y expectativas del paciente sin que dependa todo de que la persona de recepción se acuerde de memoria de cada proceso.

¿Por qué la gestión de agendas es un punto crítico en una clínica de salud?

La agenda es donde se centraliza todo lo que ocurre en tu clínica: demanda de los pacientes, disponibilidad de los profesionales, tiempos reales de cada servicio y la rentabilidad del centro.

Y aun trabajando tú solo, es importante tener todo controlado porque si no, en el momento en que amplíes el equipo y aumenten los turnos, las especialidades, los pacientes, las primeras visitas, etc., ¡puede convertirse en una locura!

Por eso, tener una agenda mal organizada solo te va a generar estrés y directamente afectará a la facturación, la experiencia del paciente y la productividad de los profesionales.

Imagina que citas a dos pacientes y cuando llegan solo te queda una sala libre, porque no te habías acordado de que los jueves a esa hora pasaba consulta el colaborador externo. ¡Menudo jaleo!

El error más común en la gestión de citas: separar agendas y profesionales.

Si cada uno de los profesionales tiene una agenda propia que gestionan ellos mismos, es muy complicado que puedas tomar buenas decisiones, ya que no tienes una visión unificada de lo que pasa en el día a día de tu centro.

Tener una agenda común te va a permitir ordenar las citas con sentido: por duración, tipo de servicio, profesional, prioridad…

¿A que no se le dedica el mismo tiempo a una primera visita que a una revisión?

Cómo organizar varias agendas clínicas sin perder eficiencia.

Crea una agenda unificada para toda la clínica.

Para empezar a darle forma a todo, lo primero es centralizar la información. Tanto el personal de recepción, como los profesionales y, por supuesto, tú, como gerente, debéis trabajar con una agenda común, que se actualice en tiempo real y que te permita darle a cada uno de ellos los permisos necesarios. ¡No todo es para todos!

Esto te va a permitir ver qué es lo que está pasando en tu clínica: qué profesionales están más saturados, qué franjas concentran más cancelaciones, qué servicios generan más huecos muertos y qué días necesitan refuerzo.

Define tipos de cita y duraciones estándar.

Ahora que ya tienes la agenda digitalizada y común para todos, es importantísimo que establezcas cuál es tu catálogo de servicios y la duración de cada uno de ellos.

Esto te va a permitir identificar bien cada uno de los tratamientos que ofreces a los pacientes, tener una visión clara de lo que hay cada día y, por supuesto, poder agendar sin solapamientos.

Cada tipo de cita debe tener una duración orientativa y un profesional que asignarle. Esto va a permitir que el personal de recepción pueda trabajar de una forma más eficiente y con más claridad en el momento de agendar o modificar citas.

Bloquea tiempos estratégicos.

No todos los profesionales tienen que pasar cita todos los días. Puede que uno de los colaboradores solo vaya los jueves por la tarde y los lunes por la mañana. Para que no haya problemas de asignación de citas, es necesario que puedas bloquear los días en los que no vaya a acudir. Así, si alguien llama para solicitar una en alguno de estos días, la persona de recepción podrá ver de forma directa que ese hueco está bloqueado y es imposible agendar nada.

Lo mismo pasa si de repente una semana tenéis una formación interna y un jueves por la mañana no vais a poder atender a ningún paciente o si tienes que dejar huecos reservados para urgencias.

Bloquear tiempos estratégicos te da mucha más visibilidad y capacidad operativa.

Coordinación de profesionales sanitarios: menos improvisación y más sistema.

Esto no quiere decir que tengas que estar como un investigador analizando cada movimiento de tu equipo y controlando cada minuto de su trabajo, sino que busques un marco para que tanto ellos como tú podáis trabajar mejor, con menos interrupciones y más claridad.

Diseña turnos con lógica operativa.

¿Cómo establecer los horarios para las consultas de tu equipo? En el momento en el que ya tengas claro cuándo va a asistir cada uno (si solo va algún día suelto) y después tienes que valorar algo que muchas veces no se tiene en cuenta: la demanda real. Si los pacientes piden más citas por la tarde, si las primeras visitas funcionan mejor ciertos días o si determinados tratamientos necesitan más margen, es necesario que se vea en tu agenda.

Otra cosa que ayuda es establecer qué profesionales van a usar los diferentes gabinetes de la clínica de manera habitual, si alguno de los servicios se puede ofrecer de forma online o si alguna consulta requiere de la intervención de dos profesionales, por ejemplo, una primera valoración, etc.

Cita online, recordatorios y telemedicina: aliados para recuperar el control.

Una vez establecidos estos aspectos, es posible pasar al siguiente nivel de juego.

Citas online y recordatorios.

No nos cansaremos de repetir que el paciente actual quiere poder reservar citas con facilidad, por lo que activar las citas online es imprescindible para darles mayor libertad, algo que, por consiguiente, notarán en la carga de trabajo en la recepción.

Y es que, teniendo esta opción habilitada, dejas que el paciente reserve en función de la disponibilidad real, ya que se vincula directamente con tu agenda, y también evita llamadas innecesarias. Si además activas los recordatorios automáticos, conseguirás reducir esos “se me había olvidado por completo”, “me ha surgido una cosilla y por eso no he ido”.

Videoconsultas.

Incluir sesiones de telemedicina puede ayudarte a liberar espacios y darle al paciente una mejor experiencia, pudiendo acceder a tus servicios sin necesidad de desplazarse hasta la consulta.

Si, por ejemplo, tienes una consulta de psicología, incluir las videoconsultas entre tus servicios te da la posibilidad de llegar a más pacientes. La clave está en que lo tengas todo bien integrado y funcionando como un engranaje.

Gestionar mejor es dirigir con más claridad.

Gestionar dentro de tu clínica varias agendas y profesionales no va de ocupar los huecos sin ton ni son. Va de ordenar para que cada cita tenga sentido, para que las salas estén siempre ocupadas y en rotación y para que cada miembro de tu equipo pueda trabajar con claridad.

Cuando Archivex entra en el día a día de tu centro, todo queda conectado, ya que dentro del calendario, además de agendar citas, ver la ficha e historia clínica del paciente, también puedes facturar, generar sesiones de videoconsultas, etc.

En el momento en que toda la agenda está controlada, el equipo trabaja con menos tensión y tendrás menos fuegos que apagar.