Cómo digitalizar mi clínica sin perder información
En el momento de leer este artículo puede que te encuentres en uno de estos puntos:
- Estás a la última en todo lo relacionado con la gestión de tu clínica y te parece increíble que aún haya gente que siga apuntando todo en papeles y documentos de Word. Spoiler: Hay más de los que crees.
- Pero también puede ser el que ahora mismo mira a su alrededor y encuentra archivadores, notas en post-it, las citas en el calendario de Google y las historias clínicas en documentos a los que puede acceder cualquiera.
¡Los dos mundos!
Y si, digitalizar una clínica suena fenomenal, pero es cierto que también puede dar un poco de vértigo por el simple hecho de decir “¿cómo localizo y gestiono todo lo que tengo para no perder nada?”
Perder un dato no es un simple despiste, sino que afecta a atención al paciente, al cumplimiento legal, la facturación y a confianza, tanto de equipo como de usuarios.
¿Por qué se pierde información al digitalizar una clínica?
Básicamente, porque no sabes qué información tienes, dónde está y cómo tienes que guardarla. ¡Así de fácil y difícil a la vez! Muchas clínicas trabajan con un modelo mixto: parte en papel, parte en Excel, carpetas y mucha mucha memoria que en caso de disminuir conlleva un drama.
Y ese problema aparece cuando en el momento de tener que migrar los datos se encuentran pacientes duplicados, documentos denominados “sin título 2”, consentimientos que no están asociados a ninguna ficha de paciente, facturas pendientes de la prehistoria… ¡Un sinfín!
Por eso, podríamos decir que la digitalización empieza cuando haces una revisión ordenada y clara de toda la información que tienes y que, por así decirlo, es sobre la que se sostiene tu clínica.
Antes de cambiar de software, audita tus datos.
Localiza toda la información de la clínica
La mejor forma de ver todo lo que tienes es hacer un inventario. Es decir, revisar todos los lugares donde puede haber datos de interés: archivadores, ordenadores, emails, documentos escaneados… ¡Cualquier cosa relevante!
Y sí, no es que parezca algo muy atractivo, pero te aseguramos que a la larga te va a compensar. Porque lo que no es muy agradable es empezar a trabajar con el nuevo software de gestión y darte cuenta a las semanas que te falta algún que otro consentimiento informado o las fichas de pacientes, porque no los encontraste.
Además, tienes que tener clara cuál es la responsabilidad sobre los datos de los pacientes de tu clínica, por lo que no puede quedar ningún fleco suelto.
Separa lo imprescindible de lo accesorio.
En este punto es donde tienes que establecer prioridades, ya que no toda la información que acumulas, está al mismo nivel.
Lo que sí o sí debe quedar perfectamente migrado es todo lo que afecta a la continuidad asistencial y al funcionamiento diario de la clínica. Por ejemplo, pacientes activos, historias clínicas, citas, bonos vigentes, documentos legales, etc.
Qué datos no puedes permitirte perder.
Historia clínica digital y evolución del paciente.
En la historia clínica es el corazón de la información sanitaria. Al digitalizar la información no basta con que pases el nombre y dirección del paciente, la clave está en tener el contexto: qué profesional le trató, en qué fecha, que tratamiento estaba realizando y todos los documentos relacionados.
Si no lo migras de forma correcta vas a tener que estar jugando a los detectives y tener que preguntar de nuevo a tu paciente, lo que genera una sensación de caos y poca seriedad.
Consentimientos informados y documentos adjuntos.
Todos esos documentos que tenías en carpeta: consentimientos informados, autorizaciones, informes externos, pruebas, imágenes clínicas y documentos adjuntos no tienen que convertirse en PDFs acumulados en una carpeta. Al utilizar un software de gestión clínica podrás vincularlos directamente a la ficha del paciente para que estén accesibles, localizables pero también seguros.
Agenda, bonos y facturación.
Está claro que la historia clínica tiene mucho peso en cuanto a documentos importantes que necesitas migrar. Pero la agenda, bonos, sesiones, pagos, facturas, presupuestos y citas futuras también son necesarias que se pasen con cuidado.
Imagina arrancar con un nuevo software de gestión clínica y no saber qué pacientes tienen sesiones pagadas, qué facturas están pendientes o qué citas estaban programadas para la semana siguiente. ¡Un poquito de locura!
Cómo preparar una migración de datos segura.
Limpia duplicados antes de importar.
Antes de poner en marcha la migración, conviene detectar pacientes duplicados, fichas incompletas, teléfonos mal escritos, correos incorrectos, documentos repetidos y campos que ya no sirven.
¡Tranquilidad! No tienes que ir uno a uno revisando. Lo suyo es que analices una muestra representativa, 30 fichas más o menos. Con esto tendrás una idea de cómo es la tónica general. Si esto hay un alto porcentaje que tiene errores, ¡hay que dedicarle más tiempo!
Haz una prueba antes de la migración completa.
Hacer este punto por fases te va a permitir detectar posibles fallos que en un futuro puedan afectar a toda la clínica. Si ves que un campo del software antiguo no coincide con el nuevo, que algunos documentos no se han vinculado bien, etc.
Puede que te parezca un proceso largo y lento; y tú no estás para perder el tiempo. Pero una cosa tienes que tener clara: es más seguro y eso es lo que necesitas tú y los datos de tus pacientes.
Copias de seguridad.
Antes de mover cualquier dato, hay que hacer copias de seguridad que esté actualizada, protegida y, sobre todo, que pueda restaurarse.
Formación al equipo de tu clínica.
¡Todos a una! En el momento en el que decides que vas a empezar a olvidarte del papel y utilizar un programa digital para gestionar tu clínica, es importante que establezcas cuál va a ser la forma de actuar y trabajar, para que los profesionales de tu clínica vayan al mismo ritmo.
¿Cómo se hace una migración de datos con Archivex?
Si aún no nos conoces muy bien, te contamos qué es Archivex. El software de gestión clínica para valientes.
Y aquí es donde llega el plato fuerte. Si has llegado hasta aquí con la cabeza como un bombo y si saber cómo demonios vas a hacer tu todas esas cosas que te suenan a chino mandarín y con el poco tiempo que tú tienes, ¡no le des más vueltas!
En el momento en el que decides que Archivex va a ser tu software de gestión clínica a partir de ahora, te has asegurado una red de confianza, acompañamiento y seguridad.
Nuestro equipo de soporte es el encargado de hacer la migración de tus datos del programa que has estado utilizando hasta el momento, al nuestro.
¿Cómo lo hacemos? (Explicado grosso modo. Llegado el momento lo haremos más en profundidad)
1. Establecemos cuáles son los datos que vas a querer migrar para tener claro qué es lo que necesitas.
2. Nos conectamos a tu equipo para ver a información, cómo está organizada y en qué formato lo exporta tu programa actual.
3. En el momento en que tenemos la información, hacemos el cambio a Archivex. Primero con una pequeña muestra para comprobar que está todo correcto, y después al completo.
Seguramente en este momento te estés preguntando, ¿el importado de datos es gratuito? Tienes todas las respuestas en esta FAQ, pero ante cualquier duda, ponte en contacto con nosotros y nuestro equipo la resolverá sin problemas.
Digitalizar sin perder información es gestionar con cabeza.
En el momento en el que tengas toda la información de tu clínica digitalizada vas a ver un antes y después en la forma de organizar y trabajar en tu centro. Agilidad, facilidad, claridad y, sobre todo, seguridad, ¡que anda que no lo valoran tus pacientes!
Pero para llegar a ese paso es importantísimo hacer una buena migración de los datos actuales por eso es necesaria una buena preparación de los documentos y datos.
¡Es el momento de digitalizar tu clínica!