¿Cómo proteger las fotos de pacientes en tu clínica dermatológica?

Se dice que una imagen vale más que mil palabras, y en el caso de la dermatología, puede cambiar un diagnóstico. Un lunar, una mancha, una cicatriz... las imágenes que les haces a tus pacientes forman parte también de esos datos sensibles que se incluyen en su historial, y por lo tanto deben estar bien protegidos.

No, no sirve que tengas una carpeta en el ordenador y las acumules sin ton ni son, o que compartan espacio en tu móvil con las del cumpleaños del sobrino.

¿Por qué una buena gestión fotográfica marca la diferencia?

Conservar, proteger y vincular cada una de las fotografías clínicas que les haces a tus pacientes con su historial es imprescindible. Además de por garantizar su privacidad y confianza, también por una cuestión práctica.

Imagina que un paciente regresa a tu consulta tras varios meses después de la primera sesión. Recuerdas que le hiciste unas fotos de esas manchas que tenía en la nariz y que no te gustaban mucho. ¿Dónde las metiste?

Si no tienes un orden, tendrás que empezar a rebuscar entre carpetas, archivos hasta que des con ella. Esto no solo ralentiza tu trabajo, sino que también afecta la calidad asistencial y la confianza del paciente.

Pero más allá de por tu orden y tranquilidad a la hora de tener que consultar una imagen de algún paciente, también es por una mera cuestión legal.

Los tres grandes retos al manejar fotos de pacientes

1. El volumen

¿Cuántas imágenes de pacientes acumulas a lo largo de un año? Seguramente miles. Por eso es importante tener un protocolo bien establecido sobre cómo se deben almacenar, y así poder evitar el posible caos que se pueda crear si cada profesional sigue un orden: imágenes duplicadas, carpetas que no aparecen o el problema de saber dónde están las imágenes de un profesional que ya no trabaja en tu clínica.

2. La calidad

Estamos seguros de que las fotografías clínicas que hagas necesitas que estén en buenísima calidad, puesto que sirven para argumentar un tratamiento o certificar un diagnóstico. Pero también debes tener en cuenta que ocupan mucho espacio y pueden llegar a ralentizar tu ordenador si no tiene la potencia necesaria, además de causarte problemas a la hora de enviarlo por mensajería.

Lo ideal es que llegues a un equilibrio: buena resolución y baja compresión.

3. La seguridad y privacidad

Y aquí viene el punto más delicado: la protección de datos médicos, ¡imprescindible!

No es una simple fotografía, es un dato personal y sanitario de tus pacientes que, por supuesto, está sujeto al RGPD y la LOPDGDD. Guardarla en el móvil o compartirla por WhatsApp puede ser motivo de sanción y, por supuesto, de la pérdida de confianza de tu paciente.

Por si no lo sabías o tu cabeza estaba haciendo caso omiso: el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) obliga a las clínicas a custodiar las imágenes con el mismo nivel de protección que el resto del historial clínico.

¿Qué significa eso?

- Almacenamiento cifrado.

- Acceso restringido solo a personal autorizado.

- Trazabilidad (debes tener un registro y saber quién accedió a qué y cuándo).

Y, por supuesto, nada de usar fotos sin consentimiento. Si quieres compartir un caso clínico o mostrar resultados como caso de éxito, necesitas un permiso específico y firmado. ¡No te lo tomes a la torera!

Cómo almacenar imágenes de pacientes de forma segura

Aquí van las principales opciones que usan las clínicas, con sus ventajas y limitaciones:

Almacenamiento local (el de toda la vida)

Guardar las fotos en el ordenador o en un servidor propio puede funcionar si tienes pocos pacientes y eres más organizado que Mary Poppins. Pero claro, estamos hablando de un sistema de almacenamiento básico, por lo que tendrás que incluir serias medidas de seguridad como:

- Discos duros cifrados.

- Contraseñas seguras.

- Copias de seguridad automáticas.

- Acceso restringido.

El mayor problema: con el tiempo, el batiburrillo de fotos y carpetas que puedes llegar a tener y que se convierten en un laberinto.

PACS o almacenamiento hospitalario

Los hospitales suelen usar sistemas PACS (Picture Archiving and Communication System).

Permiten guardar imágenes médicas de diferentes tipos (radiografías, dermatoscopias, fotografías) y vincularlas automáticamente con el expediente del paciente.

Son seguros y cumplen la normativa, pero también caros y complejos de implantar en clínicas privadas pequeñas o medianas.

Software de gestión clínica en la nube

Tener todo bajo control en tu día a día es primordial, y contar con un software de gestión clínica en la nube no solo te garantiza seguridad y control, sino que también puedes consultar cualquier información estés donde estés (siempre que haya cobertura).

Con Archivex podrás:

- Guardar todas las imágenes clínicas directamente en la historia del paciente.

- Subir las fotos desde el móvil o tablet sin que queden almacenadas en el dispositivo (clave para el cumplimiento del RGPD).

- Acceder desde cualquier lugar con conexión segura.

- Tener copias de seguridad automáticas y almacenamiento cifrado.

Tus dermatólogos pueden seguir documentando casos, y tú puedes dormir tranquilo sabiendo que los datos están protegidos.

RGPD, pacientes y consentimiento: la combinación perfecta

Llegados a este punto y basándonos en lo que dice la ley: si haces fotos con fines diagnósticos o terapéuticos, no necesitas un consentimiento específico, porque forman parte de la historia clínica.

Eso sí, debes informar al paciente de que vas a tomar esas imágenes y explicarle para qué las vas a usar.

Pero, en el caso de que quieras utilizarlas para publicar en redes sociales, alguna charla o como caso de éxito de tus tratamientos en alguna publicidad, entonces sí que tienes que tener un consentimiento escrito y firmado por el paciente.

Buenas prácticas para la gestión de fotografías clínicas

En tu clínica de dermatología, ¡cuantos menos líos, mejor! Por eso, si no quieres meterte en jaleos, aplícate estos consejos:

1. Nada de móviles personales

En el momento de realizar imágenes médicas a tus pacientes, no lo hagas con ningún dispositivo personal. Siempre debes tomarlas desde equipos que te permitan la subida directa a la historia del paciente y que no dejen rastro en el dispositivo utilizado.

2. Integra las fotos en la historia clínica

Lo ideal es que cada imagen esté vinculada al paciente correspondiente, ya sea en su ficha personal o directamente en la historia clínica. Nada de tener carpetas sueltas con el nombre y el año, como “Jose Luis 2025”.

3. Forma a tu equipo

Si utilizas un software de gestión clínica en la nube, como Archivex, es importante que todo tu equipo sepa utilizarlo bien. Además de que conozcan la importancia de la privacidad de las imágenes, es recomendable que les muestres el protocolo sobre cómo etiquetar, guardar y proteger imágenes.

4. Copias de seguridad automáticas

Evita depender de la buena voluntad de alguien para hacer copias. Configura backups automáticos (en la nube o en servidores cifrados).

5. Control de accesos

Cada usuario debe tener su propio perfil y contraseña. Así sabrás quién accede a qué imágenes, y evitarás el temido “no sé quién tocó esto”.

La piel del paciente no es lo único que debes cuidar

Gestionar correctamente las fotografías clínicas no es un capricho: es una responsabilidad ética y legal, y un paso clave para mantener la confianza de tus pacientes.

Crea protocolos, trabaja con herramientas seguras como Archivex y conciencia a tus profesionales sobre la importancia de seguir los procesos al dedillo.