¿Qué cláusulas de confidencialidad deben firmar los empleados de mi clínica de logopedia?

Imagina este caso: unos padres acuden a tu consulta de logopedia con su hijo para mejorar su lenguaje. Dan por hecho que toda la información personal y médica estará bajo llave, pero días después de su primera visita, empiezan a oír comentarios por el barrio acerca del problema de su hijo, disfemia. ¿Qué ha podido pasar? ¿Y si alguno de tus empleados se lo comentó a alguien en confianza y se le ha ido de las manos?

Es vital que tengas claras las cláusulas de confidencialidad que deben firmar tus empleados. Es decir, afianzar el compromiso para proteger los datos de tus pacientes y que no haya problemas de este tipo en tu consulta.

Cláusulas de confidencialidad en clínicas de logopedia: por qué son clave.

Trabajas con datos muy sensibles y, en muchos casos, con información de menores. Informes clínicos, historiales médicos, grabaciones de sesiones, incluso información familiar. No estamos hablando de la lista de la compra, sino de datos de salud, y sobre esto el RGPD lo deja claro: estos datos necesitan doble protección.

¿Para qué sirven las cláusulas de confidencialidad?

- Ganar confianza: Si les transmites a los padres que tu equipo ha firmado un compromiso de confidencialidad, tu clínica les da seguridad y confianza. Es como decirles: “Aquí vuestra información está más blindada que en la caja fuerte del banco”.

- Concienciar a tu equipo: Tu plantilla no solo la forman logopedas que se rigen por el código deontológico. También hay administrativos, becarios o el informático que arregla los ordenadores. Todos deben tener clarísimo que hablar de pacientes fuera de la clínica es impensable.

- Proteger legalmente tu clínica: En el caso de que tuviese lugar una filtración, tener las cláusulas firmadas demuestra que has tomado las medidas preventivas necesarias y te puede ahorrar unos cuantos disgustos.

RGPD en consultas de logopedia: lo que dice la ley en España.

Que tengas claros estos puntos puede ahorrarte posibles disgustos. ¡Y no queremos sustos!

- El RGPD exige que todo el personal autorizado a tratar datos se comprometa a respetar la confidencialidad.

- La LOPDGDD (ley española de protección de datos) refuerza esa idea: todos los que tocan datos personales están sujetos al deber de secreto, incluso cuando dejan de trabajar contigo. ¿No sabías esto? Pues la recepcionista que dejó de trabajar hace unos años contigo sigue teniendo la obligación de no revelar ningún dato de pacientes que hayan pasado por tu clínica.

¡Esto también te interesa! Las sanciones por incumplir pueden ir de 300.000 € a 20 millones. No, no se nos ha colado un cero.

¿Qué es exactamente una cláusula de confidencialidad?

Podríamos decir que es un pacto de sangre con tus empleados, un compromiso escrito donde el trabajador reconoce que tendrá acceso a datos confidenciales y se le obliga a:

- Usarlos solo para su trabajo.

- No divulgarlos a nadie fuera de la clínica.

- No hablar de ellos, incluso cuando ya no forme parte del equipo.

Lo normal es que lo incluyas como anexo junto con el contrato laboral, pero lo más importante es que quede firmado desde el inicio y lo guardes de forma segura.

Protección de datos en clínicas de salud: qué debe incluir la cláusula.

En el momento de redactarla, no hace falta que te pongas creativo; las cláusulas tienen que ser claras y directas. Esto es lo que debe incluir sí o sí:

- Qué es confidencial: básicamente todo lo relacionado con pacientes (diagnósticos, historiales, grabaciones, datos de contacto…).

- Obligaciones del empleado: no divulgar, no usar para beneficio propio, proteger los documentos y claves de acceso.

- Duración: durante la relación laboral y después, un “contrato” para toda la vida.

- Consecuencias del incumplimiento: sanciones internas (despido disciplinario) y posibilidad de reclamar daños y perjuicios.

Cómo y cuándo firmar cláusulas de confidencialidad en tu clínica.

Como ya hemos dicho antes, lo ideal es que lo firmes desde el primer minuto, junto con el contrato. ¿Qué pasa si tienes empleados desde hace tiempo y no lo han firmado? ¡Nunca es tarde! Convoca una reunión, explícales la importancia del documento y recoge las firmas.

Es imprescindible que en este proceso participe todo el personal. No puedes olvidarte de nadie, aunque creas que no es necesario; cualquiera puede acceder a la información o escuchar alguna conversación en tu clínica. Por ello, becarios, personal de limpieza, informáticos... ¡Todos deben firmar la cláusula de confidencialidad!

¿Qué consecuencias tiene incumplir la cláusula de confidencialidad?

Aquí las cosas se ponen serias. Esto debería ser algo que no ocurra nunca, pero debes tener en cuenta que puede pasar.

- Para tu clínica: notificación obligatoria a la AEPD, riesgo de sanción y una mancha en tu reputación. ¿Cómo volverás a ganarte la confianza de tus pacientes?

- Para el empleado: despido disciplinario sin indemnización, reclamación de daños y una mancha en su carrera profesional de la cual le costará recuperarse.

Buenas prácticas que refuerzan la privacidad en tu clínica.

Tener la cláusula firmada es necesario, pero puedes hacer otro tipo de prácticas que ayuden a reforzar la seguridad y el compromiso de tus empleados.

- Formación continua: Explica a tu equipo qué implica el RGPD en clínicas de logopedia y cómo gestionar datos en la práctica.

- Políticas internas claras: Redacta un documento con requisitos y consejos para las buenas prácticas, como no dejar expedientes o datos de los pacientes a la vista, no compartir contraseñas…

- Control de accesos: Que cada empleado solo vea lo que necesita. Con Archivex puedes controlar el acceso de cada empleado y qué información pueden ver.

- Refrescar el compromiso: De vez en cuando, recuerda las normas. No debería ser necesario, pero puedes renovar la firma de las cláusulas cada cierto tiempo para que tus empleados lo tengan presente.

Proteger datos para proteger la reputación de tu clínica

En una clínica de logopedia, la confianza es tan importante como la terapia en sí. Y esa confianza se construye protegiendo los datos de tus pacientes.

Las cláusulas de confidencialidad son tu escudo legal. Cumplirás con el RGPD y la LOPDGDD y tendrás una clínica sólida, profesional y respetada.